Referenz Remmers | Communardo Smart Work

Bei Remmers führt eine Power App durch einen Prozess der Qualitätssicherung und ein Intranet bietet den Startpunkt für digitales Arbeiten.

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Spezialisierte Lacke und hochwertige bauchemische Produkte sind das Angebot von Remmers. Damit die Mitarbeitenden diesen Qualitätsanspruch halten, ist ihre Arbeitsumgebung mit benutzerfreundlichen und automatisierten Anwendungen ausgestattet. Communardo programmierte für Remmers eine Power App, die nun zielgerichtet und transparent zu Ergebnissen der Qualitätssicherung führt. Außerdem entschied sich das Unternehmen für ein modernes Intranet um einen zentralen Einstiegspunkt in den digitalen Arbeitsplatz zu ermöglichen.

Automatisierter Prozess in der Power App

Remmers prüft seine produzierten Lacke und Chemikalien genau. Sollten die Kriterien nicht erfüllt sein, leitet eine Power App durch den Entscheidungsprozess mit verschiedenen Ansprechpersonen und verlangt die dafür notwendigen Daten. Alle Beteiligten können einsehen, welche Angaben bereits vorliegen und wie der Stand des Prozesses ist. Ergebnis ist die Entscheidung, was mit der Fehlcharge passiert. Diese kann revisionssicher mit einem Klick in SAP dokumentiert werden.

Die Power App von Remmers vereint sowohl die Benachrichtigungen, To-Do-Listen und die Informationssammlung. Die Maske ist übersichtlich und genau beschriftet. Communardo hat den Anwender*innen bei Remmers die App vorgestellt und sie im Umgang geschult. Bei Unsicherheiten öffnet sich bei Klick auf den Hilfe-Button in der App ein Tutorial-Video. Remmers plant noch ein Dokument zu integrieren, das den gesamten Prozess vorstellt.
Davor wurden die Informationen in Excel-Dateien eingetragen und der oder die nächste Bearbeitenden per E-Mail oder Chat-Nachricht informiert. Damit war der Stand schlecht nachvollziehbar. Nun nutzt Remmers die Metadaten wie Zeitdauer sogar dazu, um den Prozess weiterhin zu optimieren.

Nutzungsfreundlichkeit für gelebten, programmierten Prozess

Die Maske ist in Microsoft Teams integriert, womit die Mitarbeitenden leicht darauf zugreifen können. Um weiterhin diesen Dreh- und Angelpunkt der Kommunikation nutzen zu können, kann der Prozess in einem separaten Tab geöffnet werden. Die App führt die Mitarbeitenden und fragt gezielt die benötigten Daten ab. Bestätigt eine Fachkraft ihre Eingaben, wird der nächste Schritt automatisch ausgelöst und damit eine Benachrichtigung an die darauf folgende Expertenstelle bei Remmers gesendet. Diese Mitarbeiterin oder dieser Mitarbeiter kann dann die bisherigen Angaben einsehen und ergänzt Informationen in die offenen Datenfelder. Sollte die Mitarbeit einer weiteren Person notwendig sein, die nicht bereits berechtigt ist, kann der oder die Administrator*in des Prozesses diese Person mit hinzufügen. So ist sichergestellt, dass alle benötigten Stellen schnell mitarbeiten können.

Zu jedem Zeitpunkt können alle Beteiligten die vorhandenen Daten einsehen und bei Bedarf schauen, wie fortgeschritten der Prozess ist. Damit ist auch direkt ersichtlich, an welcher Stelle ein Entscheidungsprozess eventuell hängt.

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State of the Art Intranet als zentraler Einstiegspunkt

Auch das neue Intranet des Lackherstellers hat eine eigene Kachel in Microsoft Teams erhalten. Denn neben einem modernen Design stand für Remmers die leichte Nutzung im Vordergrund. Nun dient es der Belegschaft als zentraler Einstiegspunkt und leitet zu weiteren Unternehmenseigenen Applikationen oder Verwaltungssystemen. Die Schnittstellen sind problemlos möglich, da das Intranet auf SharePoint Online basiert, das jegliche Microsoft 365-Dienste von Haus aus unterstützt. Das Herzstück eines jeden Intranets – die relevanten Informationen im Unternehmen – werden so von allen regelmäßig gesehen. Bald soll im Intranet eine Serie zu Schulungen und Trainings mittels Viva Engage von Microsoft 365 erscheinen. Auch hier berät Communardo und wird seine technische Expertise einfließen lassen. Inhaltlich soll die Serie von den Auszubildenden betreut werden.

Alles über moderne Intranets mit Microsoft 365

Schnelle App-Entwicklung dank sauberem Prozessdiagramm

Communardo programmierte die Power App in nur sechs Wochen für eine erste Version. Das Feedback der involvierten Stellen führte dann zur fertigen Version nach 10 Wochen. Dass die Erarbeitung in so kurzer Zeit geschehen konnte, lag an der detaillierten Vorarbeit seitens Remmers. Bereits zum ersten Termin lag ein Prozessablauf vor, der bereits Berechnungen mit integrierte. Mit nur einem Workshop konnte mit fünf Fachkräften aus den involvierten Abteilungen bei Remmers die Prozessmatrix finalisiert werden. Auch wenn die Anforderungen im Prozess komplex waren, konnten so die Communardo-Consultants gezielt die Power App programmieren.

Technischer Hintergrund der Power App zur Qualitätssicherung:

Canvas Power App mit SharePoint Online-Listen.
Nutzung der bestehenden Microsoft Teams Approvals App für Genehmigungen.
Dokumentation, Einsichten und Vorgänge in Microsoft Teams ansteuerbar.

Kurzfristige Entscheidungen und weitere Mehrwerte durch die Power App

Die Entscheidungen, ob Remmers eine Fehlcharge weiterverarbeiten oder anderweitig verkaufen kann oder fachmännisch entsorgen muss, fallen nun deutlich schneller. Insbesondere, dass alle einzuholenden Informationen in der App gesammelt und standardisiert abgefragt werden, spart Aufwand. Damit ist die Nachverfolgung auf ein paar Klicks in Microsoft Teams reduziert.

“Auch wenn wir von vorher keine absoluten Zahlen haben, ist es eindeutig, dass der Prozess deutlich schneller läuft. Nun sind wir in zwei bis drei Tagen durch. Das begeistert meine Kolleginnen und Kollegen – auch weil sie sich keine großen Gedanken mehr machen müssen, was wo liegt und was als nächstes geschehen muss. In der App ist alles dokumentiert.”

Oliver Lücker, Bereichsleiter IT / Director IT und Prozesse

Da dieser Prozess in automatisierter Form so gut funktioniert, möchte Remmers weitere Prozesse wie beispielsweise seinen Discount-Prozess in einer Power App abbilden. Der große Vorteil dabei ist, dass ein Großteil von dem ersten Projekt übernommen werden kann und die Grundlagen damit als Blaupause dienen.

Über Remmers:

Anbieter für bauchemische Produkte, Holzfarben und -lacke sowie Industrielacke für Baugewerbe, handwerkliche Fachkräfte und anspruchsvolle Privatkund*innen.
1949 von Bernhard Remmers in Löningen bei Cloppenburg gegründet.
Das Unternehmen ist inhabergeführt und produziert ausschließlich in Deutschland.
Remmers beschäftigt über 1.600 hochqualifizierte Fachkräfte in 19 Ländern.

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