Modern, hybrid Work für Mitarbeiterzufriedenheit bei OKE
Der Change-Prozess zu hybrider Arbeitskultur
Die Produkte von OKE stecken so gut wie in jedem Auto: Das Unternehmen stellt anspruchsvolle technische Bauteile und Komponenten für die Automobilbranche oder Möbelproduktion her. Die ländlich gelegenen Standorte bieten OKE genügend Platz für die Produktion der speziellen Plastik- und Metallteile und sorgen für gute Anbindung an die Autobahn. Um jedoch weiterhin hoch-qualifizierte Mitarbeitende beispielsweise für den Hauptsitz in Hörstel, bei Osnabrück, zu gewinnen, setzt das familiengeführte Unternehmen auf eine moderne Arbeitskultur. Communardo beriet OKE und setzte in mehrjähriger Zusammenarbeit Lösungen für eine moderne, hybride Arbeitsweise um.
Arbeitgeber-Attraktivität für Zulieferer im ländlichen Raum
Employee Experience ganzheitlich gedacht
OKE ist ein attraktiver Arbeitgeber und pflegt eine offene Unternehmenskultur, bei der die Bürotüren offenstehen und die Mitarbeitenden per Du sind. Außerdem gibt es bewusst keine Kantine, sondern ein Restaurant namens Schlemmerland und eigene Fitnessstudios. Dadurch lockt das Unternehmen Mitarbeitende an seine Standorte.
Damit sich dieser Mehrwert auch an den Arbeitsplätzen wiederfindet, entschloss sich OKE, weiter in die Employee Experience zu investieren und ein Intranet für alle Mitarbeitenden in den Produktionshallen und Büros zu etablieren. In dem Termin, der das Projekt startete, kamen weitere Themen und Potenziale auf. Nach umfassender Beratung und gedanklicher Sortierung entschied sich das Projektteam von OKE für einen ganzheitlichen Ansatz.
Strategie-Workshop
- Klare Definition der Ziele
- Identifikation von Mehrwerten von modernen Arbeitsplätzen
- Definition der Säulen von moderner, hybrider Arbeit (unter dem Projekt Groupware)
- Zusammenarbeit mit freiwilligen Key-Usern aus allen Standorten Deutschlands Direkt zum Abschnitt gelangen
Einführung von Microsoft 365 inkl. Change Management
- Ganzheitlich gedachte Informationskampagne
- Multimediale Schulungsformate Direkt zum Abschnitt gelangen
Etablierung eines Intranets für gewerbliche und kaufmännische Mitarbeitende
- Gemeinschaftsgefühl durch Informationen
- User Generated Content Direkt zum Abschnitt gelangen
Beratung der IT Abteilung
- Entwicklung der IT-Strategie und zentraler Zielsetzungen
- Aufbau Projektportfolio- und Kapazitätsplanung
- Einführung von Jira und Confluence zur Stärkung der IT-Servicebereitstellung Direkt zum Abschnitt gelangen
Ausbau des Modern Work Konzepts
- Interdisziplinäres Team sichert kontinuierlichen Ausbau (keine Projektstruktur)
- Kontinuierlicher Ausbau durch gleichbleibende Ressourcen Direkt zum Abschnitt gelangen
Strategische Planung für Digitalen Wandel
- Formulierung des Zielbildes
- Erfassen der bestehenden IT-Landkarte
- Clusterung der Anwendungsfälle
- Einführungsszenarien
- Beschluss der zukünftigen IT-Landkarte – dem Toolkompass
Mitbestimmung durch Key-User
OKE führte nicht nur Technologien ein, sondern förderte eine moderne Arbeitsplatzkultur. Den Grundstein dafür schuf die Arbeitsgruppe mit freiwilligen Mitarbeitenden, die dem Aufruf gefolgt sind, die Projekte rund um Groupware (Modern Work) zu begleiten. Diese sehr heterogene Gruppe brachte wertvolle Gedanken ein und ihre Mitglieder wirkten gleichzeitig als Leuchttürme in die verschiedenen Abteilungen und Tochtergesellschaften hinein. Die Key User konnten dann erste Ideen vorstellen und Rückmeldungen in das Projektteam geben.
Das Ziel war dabei eindeutig eine hybride Arbeitskultur. Zum einen, um die gewerblichen Bereiche nicht zu benachteiligen; zum anderen, weil die Vor-Ort-Kultur bestehen bleiben sollte. Deswegen lauteten die übergeordneten Ziele:
- Neuste Technologien bereitstellen
- Zusammenarbeit ermöglichen
- Raum zum Treffen bieten
Eingesetzte Technologien von Microsoft
Einführung von Microsoft 365
Change-Management ermöglicht gute Adoption
Die Office-Anwendungen und vieles mehr in der Cloud wurden mit einem umfassenden Programm eingeführt. Mit der thematischen Klammer „Digital.Gemeinsam.Wachsen.“ verwies das Projektteam auf die Vision sowie die Vorteile auf die Microsoft Dienste, die nun bereits länger orts- und zeitunabhängig sowie parallel benutzt werden können.
Mithilfe dieses Programms konnte das Ziel erreicht werden: die Effizienz und die Produktivität zu steigern. Dies erreichte OKE insbesondere dadurch, dass sie viele praxisbezogene, digitale oder synchrone Informationsformate in Zusammenarbeit mit Communardo umsetzten:
“Mit unserer Einführung und dem begleitenden Change Management haben wir sichergestellt, dass alle Mitarbeitenden den Wechsel zu Microsoft 365 lernen und sicher mit den Anwendungen umgehen können.”
Mandy Güldenpfennig, Head of Change and Processmanagement, OKE Group
Etablierung eines Intranets für Mitarbeitende in Produktion und Büros
Das Gemeinschaftsgefühl und die gemeinsame Informationslage verbesserte OKE durch sein neues Intranet. Dieses nutzt zwei Technologien, um sowohl den Produktionsmitarbeitenden als auch den Desk-Workern die optimale Nutzung zu ermöglichen. Mit dem „Kompass“, dem Intranet auf Basis von SharePoint Online erhalten die Mitarbeitenden mit PC-Arbeitsplatz Informationen für den Arbeitsalltag. Über das HR-Tool Rexx greifen alle Mitarbeitenden auf News aller Standorte der Unternehmensgruppe zu.
Dieser Offset kristallisierte sich anhand eines Workshops heraus. In diesem definierte die Interne Kommunikation und das HR von OKE mit Communardo die Zielsetzung und analysierte die Anwendungsfälle sowie Best Practices. Basierend auf dieser Grundlagenarbeit realisierte die Projektgruppe diese Arbeitspakete:
Informationsarchitektur und Seitenstruktur
In Zusammenarbeit mit Communardo konzipierte das Projektteam eine detaillierte Informationsarchitektur. Daraus resultierte die Struktur mit Mutter- und Tochterseiten (Global- und Hub-Sites), die globale Navigation und der Footer.
Auch wurde die Abgrenzung zwischen den Tools Rexx und SharePoint Online erarbeitet.
Design und Nutzungsoberfläche
Indem das Projektteam das Corporate Identity und Corporate Design (CI/CD) von OKE integrierte, wurde das Intranet auch optisch eine eigene Lösung. Besonders ist hierbei, dass es nicht wie üblich, eine zentrale Startseite gibt. Stattdessen fokussiert sich das SharePoint-Intranet „Kompass“ auf Informationen. Diese werden in drei thematische Bereiche untergliedert, die eigene CI/CD-konforme Farbschemata nutzen.
Vorlagen
Bei OKE dürfen alle Mitarbeitende News einstellen und ein Großteil kann Seiten anlegen oder pflegen. Um diese Kolleg*innen das Erstellen und Verwalten von Seiten und News zu erleichtern, sind Templates hinterlegt. Mit konsistenten Themes für Farben und Schriften aus dem CI/CD von OKE sowie mit übersichtlichem Aufbau, ist die Einhaltung des CI/CDs auch bei User Generated Content garantiert.
“Modern Work ist ein Marathon. In Communardo haben wir einen perfekten Partner gefunden, der die Lösungen optimal umgesetzt hat und uns nun langfristig berät.”
Iterative Weiterentwicklung von Modern Work bei OKE
Vom Projekt zur organisatorischen Verankerung
Anknüpfend an die verschiedenen Projekte, welche die Unternehmensgruppe OKE für Modern Work vorangetrieben hatte, wechselte der kontinuierliche Ausbau in das operative Geschäft. Damit stellt OKE sicher, dass Ressourcen beständig sind und damit der Ausbau gesichert ist.
Unter dem Slogan „Digital.Gemeinsam.Wachsen“ arbeitet ein interdisziplinäres Kernteam und ein Steuerkreis (beinhaltet eine Geschäftsführerin) an Neuerungen, um die Digitalisierung weiter voranzutreiben, neue Funktionen in die Lösungen einzubringen und deren leichte Anwendung zu ermöglichen. Damit sind Abteilungsgrenzen überwunden und die Verantwortung für die digitale Transformation verteilt.
Das Kernteam besteht aus Mitgliedern aus IT, HR, einigen der Key User und anderen zentralen Positionen wie Head of Change and Processmanagement. Sie arbeiten anteilig an den Änderungswünschen aus dem Unternehmen oder solchen Verbesserungen, die sie selbst identifizieren. In iterativer Arbeitsweise planen sie die Umsetzung auf und stimmen diese mit dem Steuerungskreis ab. Innerhalb der Iterationen erarbeiten sie in kleinen Task Forces die Neuerungen.
Damit institutionalisiert OKE seine stete Verbesserung im Modern Work und stellt sicher, dass Kapazitäten der Fachexpert*innen und andere Ressourcen zur Verfügung stehen.
Mehrwerte von Modern Work bei OKE
Die Modern Work Aktivitäten bei OKE bieten zahlreiche Vorteile. Mit der Einführung von Microsoft 365 und dem Intranet setzte OKE ein wichtiges Fundament, um kontinuierlich Neuerung für modernes Arbeiten einzubringen. Die IT-Abteilung reagierte darauf mit dem Projektportfolio und daraufhin optimiertes Ressourcenmanagement und Servicemanagement-Lösungen.
- Produktivität
Durch Nutzung der Cloud-Dienste sind gemeinsames Arbeiten und Automatisierungen wie im Vertragsmanagement-System möglich - Transparenz
Intranet zeigt aktuelle Informationen an und Vertragsmanagement-System gibt nützliche Übersichten - Arbeitgeberattraktivität
Moderne Anwendungen, die remote Arbeit unterstützen, erhöhen die Flexibilität
Moderne Anwendungen, die remote Arbeit unterstützen, erhöhen die Flexibilität - Reaktionsfähigkeit
IT-Team ist durch Strategie und IT-Servicelösung gewappnet
Über OKE
- Hersteller von Kunststoffteile, Spritzgusstechnik und Sondermaschinenbau
- Zu den Kunden gehören große Player in der Automobil-, Möbelbau- und Elektronik-Branche
- Gegründet 1961in Osnabrück – der heutige Hauptsitz Hörstel ist 30 Kilometer entfernt
- OKE ist weltweit mit 16 Tochtergesellschaften aktiv
- Die Unternehmensgruppe beschäftigt 2.000 Mitarbeitende
Bildnachweis
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