Verträge mit Unterschrift komplett digital beim Personalvermittler NEO
Von der Erstellung über die Signatur bis zur Ablage in einem Workflow – Arbeitsverträge digital, schnell und rechtssicher
NEO vermittelt als Personalberater jährlich über 200 arbeitssuchende Kandidat*innen. Dabei spielt das Vertragsmanagement eine zentrale Rolle, um die Talente schnell auf die vakanten Positionen zu bringen. Die Vertragserstellung vollständig zu digitalisieren, machte NEO schneller, reduzierte Fehler und den manuellen Aufwand – sodass sich die Personal-Consultants mehr darauf fokussieren können, Fachkräfte zu beraten und die beste Stelle zu finden. Das Vertragsmanagement-System auf Basis von SharePoint Online sowie die dazugehörigen Automatisierungen und Integrationen, die die Erstellung der Verträge automatisieren, ließ NEO von Communardo Smart Work entwickeln.
Ausgangslage
Aufwändige Vertragserstellung
NEO erstellte die Verträge bereits digital, jedoch mussten viele Daten manuell eingepflegt werden. Vertragsrelevante Parameter wie Namen, Arbeitsorte, Arbeitsstunden, Preise und Arbeitgeberdaten mussten die Mitarbeitenden händisch in die verschiedenen Dokumente eintragen oder kopieren. Je nach Vermittlung fallen dabei bis zu sechs Vertragsdokumente an – was einen deutlichen Zeitaufwand von 30 bis 60 Minuten bedeutet und die Verwaltungskosten erhöht.
Der geschäftsführende Gesellschafter von NEO, Johannes Kahra, suchte deswegen nach einer effizienten, DSGVO-konformen Lösung, die das wenig anspruchsvolle Copy-Pasting umgeht. Damit hat Neo sein Vertragsmanagement vollständig digitalisiert.
Über diesen Use Case des Vertragsmanagements mit Unterschriften-Workflow hielt der Geschäftsführer von NEO, Johannes Kahra, einen Vortrag.
Lösungsansatz: Vertragsmanagement-System mit integrierter e-Signatur
Nach Beratung durch Communardo Smart Work entschied sich NEO für eine digitale Vertragslösung, die auf SharePoint Online basiert und somit keine zusätzlichen Lizenzkosten verursacht. Mithilfe von Power Automate von Microsoft erstellte Communardo Smart Work eine leistungsfähige CRM-Anbindung und integrierte Docusign für die e-Signatur.
Mit diesem Vertragsmanagement-Workflow können die Vermittler*innen von NEO:
- Verträge automatisch erstellen und mit Daten aus dem CRM füllen
- Verträge digital prüfen und freigeben
- Verträge rechtssicher zur Unterschrift vorlegen
- Verträge revisionssicher ablegen
Best Practice: Digitaler Prozess fürs Vertragsmanagement
Dokumentenauswahl
Der*die Vermittler*in wählt für die Vermittlung die benötigten Dokumente aus.
Datenintegration
Das System ruft alle relevanten Daten direkt aus dem CRM ab.
Vertragserstellung
Die Verträge werden automatisch ausgefüllt.
Prüfung und Freigabe
Die Verträge werden über Microsoft Teams zur Freigabe verschickt.
Digitale Unterschrift
Die Verträge werden automatisch an Docusign übertragen und von den Kandidat*innen ohne Ausdruck elektronisch signiert.
Ablage und Archivierung
Das unterschriebene Dokument wird automatisch in der Vertragsmappe archiviert.
“Früher brauchten wir bis zu einer Stunde pro Vertrag. Heute genügen wenige Klicks. Die KI prüft die Daten, das System erstellt die Verträge und versendet sie automatisiert. Unsere Consultants haben endlich wieder Zeit für Kunden und Kandidaten und Kandidatinnen.“
Johannes Kahra, Geschäftsführender Gesellschafter, NEO Solutions GmbH
Fazit
Vollständig digitales Vertragsmanagement schafft Effizienz
Mit dem Vertragsmanagement-System samt integrierter Automatisierung für Vertragserstellung und Unterschrift verfügt Neo über eine Technologie, die Zeit für hochwertige Beratung und einen wirtschaftlichen Vorteil darstellt:
- Kürzere Durchlaufzeiten: Vertragserstellung in der Hälfte der Zeit
- Höhere Rechtssicherheit: Fehler sind deutlich reduziert
- Bessere Nachvollziehbarkeit und Transparenz: Übersichtliche Ablage, Statusmarkierungen
- Entlastung des Teams: mehr Zeit für hochwertige Arbeiten
- Keine zusätzlichen Lizenzkosten: Durch bestehende Microsoft 365-Lizenzen
Über unseren Kunden NEO
- NEO ist ein Personalberater, der Talente und Unternehmen miteinander vermittelt.
- Das Unternehmen legt Wert auf eine gute Betreuung der Kundenunternehmen und Kandidat*innen.
- Knapp 30 Mitarbeitende bearbeiten jährlich über 200 Vermittlungen in den Bereichen Bau, Engineering, IT und Life Science.
- NEO wurde von den heutigen geschäftsführenden Gesellschaftern in Ismaning bei München gegründet und ist heute an einem weiteren Standort in Zürich aktiv.
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