Mit SharePoint zu smarter Vertragsverwaltung
Eine intuitive Benutzeroberfläche macht die tägliche Arbeit einfacher und schneller.
Die msg group nutzte ein veraltetes Vertragsmanagementsystem im Unternehmensbereich Einkauf mit eingeschränkter Funktionalität. Das Unternehmen wollte eine zeitgemäße Ablösung finden. Gemeinsam mit Communardo gelang es ihnen, eine elegante und effiziente Anwendung für ein smartes Vertragsmanagement auf Basis von SharePoint Online zu etablieren. Damit nutzt die msg group seine bestehenden Microsoft-Lizenzen aus und hat sich eine Plattform geschaffen, in der sie Verträge optimal, effizient und zentral verwalten.
Vertragsmanagement: effizient und vertraut
Statt eine weitere Software für Vertragsmanagement einzuführen, entschied sich die msg group, die bereits bestehende Microsoft-Umgebung zu nutzen. Mit SharePoint Online entwickelte das Projektteam ein individuelles Vertragsmanagementsystem, dass sich in die bestehende Toollandschaft ideal einfügt.
Daraus ergeben sich zwei große Vorteile:
- Aus Microsoft 365 und den bestehenden Lizenzen wurde mit der gezielten und individuellen Anwendung mehr rausgegeholt.
- Da den Mitarbeitenden Microsoft 365 sowie SharePoint bereits vertraut ist, war die Einführung leicht und schneller als mit einem komplett neuen Tool.
“Warum immer neue Tools einführen, wenn sich mit bestehenden Bordmitteln wie SharePoint und Microsoft 365 genauso leistungsstarke und maßgeschneiderte Lösungen entwickeln lassen? Dieses Projekt hat eindrucksvoll gezeigt, wie effizient und innovativ das möglich ist.”
Karlheinz Graf, Senior Projektmanager Project & Portfolio Management msg group
Vertragsmanagement mit Microsoft 365 neu gedacht
Das neue System bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, die auf den bereits bekannten Microsoft 365 Tools basiert, und ermöglicht so eine nahtlose Integration in den Arbeitsalltag. Neue Lieferanten können inklusive aller relevanten Verträge angelegt und verwaltet werden. Eine durchdachte Rechtevergabe sorgt dafür, dass die richtigen Personen Zugriff auf die passenden Daten haben – sicher und nachvollziehbar.
Was haben wir gemacht?
- Konzeption des neuen Systems auf Basis von SharePoint Online
- Anpassung individueller Workflows inklusive eines umfangreichen Rechte- und Rollenkonzepts mit Power Automate
- Migration der vielen bestehenden Verträge in die neue Plattform
- Testing und Schulungen der Mitarbeitenden, um die reibungslose Einführung sicherzustellen
Eingesetzte Technologien von Microsoft
“Die Einführung der Vertragsmanagement-Lösung mit professioneller Unterstützung durch Communardo auf Basis SharePoint Online ermöglicht uns, Verträge in einer vertrauten und leicht-konfigurierbaren Umgebung intuitiv, schnell und kosteneffizient zu verwalten. Der hohe Grand an Integrationsmöglichkeiten mit weiteren Systemen löst vorhandene Medienbrüche und beschleunigt die Vertragsverwaltungsprozesse im Unternehmen erheblich.”
Lenka Spencer, Product Owner Contract Management – Administration und Finanzen msg group
Mehrwerte der individuellen Anwendung für das Vertragsmanagement
- Kosteneinsparungen
Durch die Nutzung vorhandener Lizenzen entstehen keine zusätzlichen Lizenzkosten. - Vereinfachte Bedienung
SharePoint ist bei der msg group bereits im Einsatz gewesen und die Mitarbeitenden sind bereits mit der Oberfläche vertraut. - Übersichtliche Toollandschaft
Alle Vertragsmanagement-Funktionen wurden in eine zentrale Plattform integriert, wodurch der Einsatz zusätzlicher Tools überflüssig wurde. - Rechte- und Rollenkonzept
Das durchdachte Rechte- und Rollenkonzept sorgt für eine sichere und effiziente Anwendung.
Die übersichtliche Startseite dient mit Links als Hub für:
- Entwürfe
- Verträge in Unterschrift
- Gültige Verträge
- Archiv
- Schnellzugriff auf das Suchcenter
- Liste mit Erinnerungen und Fristen
In der Bibliothek können die Mitarbeitenden des Einkaufs nach verschiedenen Kriterien filtern. So ist auf einen Blick sichtbar, welche Verträge aktuell gültig sind, welche bald auslaufen und wie die Verantwortlichkeiten geregelt sind. Die Filter können als Ansichten gespeichert werden und sind dann langfristig schnell verfügbar.
“Die hohe Flexibilität der Datenfelder und Skalierbarkeit unterstützt eine schnelle Migration aller bestehenden Verträge und die Datenbereinigung im Zielsystem. Die Nutzung von SharePoint Online für das Vertragsmanagement ist daher sehr gut geeignet, weitere Systemanpassungen, angelehnt an die Bedürfnisse des Kunden, eigenständig durchführen zu können.”
Stefanie Widmann, Specialist Contract Management – Administration und Finanzen msg group
Die moderne Vorgehensweise des Vertragsmanagements bei der msg group
- Lieferantenbeziehung anlegen
Initiieren der Vertragsbeziehungen und erste Prüfungen - Vertragsmappe erstellen
Anlegen einer themenspezifische Vertragsmappe, um alle relevanten Dokumente zentral zu organisieren - Berechtigungen festlegen
Definition aller Zugriffsrechte und Metadaten, welche flexibel erweitert werden können - Verträge verwalten
Fortlaufendes Befüllen der Vertragsmappe, Überwachen der Fristen und Zentrales Ablegen der Dokumente wie NDAs
Vertragsmanagement mit Microsoft: ein Erfolgsmodell mit Zukunft
Nach der erfolgreichen Einführung für den Einkauf plant die msg group, das System auf alle Vertragsarten und weitere Teams auszuweiten. Damit zentralisiert die msg group nicht nur das Vertragsmanagement, sondern geht auch einen wichtigen Schritt in Richtung effizienter Unternehmensprozesse.
Über die msg Group
- Die msg group bietet seit über 40 Jahren umfassende IT-Dienstleistungen von der Beratung bis zum Betrieb digitaler Lösungen.
- Die Schwerpunkte liegen auf innovativen Technologien wie KI und Cloud, um nachhaltige und passgenaue Lösungen zu liefern.
- Mit über 10.000 Expert*innen in 34 Ländern ist die msg group global aufgestellt und bedient zentrale Märkte weltweit.
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