Vertragsmanagement der Fahrzeug-Werke LUEG AG
Verträge gebündelt, clever verwaltet & einfach zugänglich
Ein Unternehmen, das seit über 150 Jahren besteht, beweist dass es mit der Zeit geht. Deswegen konnte der Mobilitätsanbieter Fahrzeug-Werke LUEG AG nicht nur den Wandel von der Kutsche zum Automobil meistern, sondern stellte nun auch sein Vertragsmanagement auf fortschrittlichsten Standard um. Dabei verlässt sich das Unternehmen auf etablierte Technologien von Microsoft und stellt so sicher, dass sich das System optimal in die bestehende IT-Umgebung integriert. Die Ablage, Verwaltung und der Zugriff auf Verträge konnten optimiert werden, so dass standortübergreifendes Arbeiten möglich ist.
Übersicht und Kooperation über 32 Standorte hinweg
Vor der Umstellung auf ein vollständig digitales Vertragsmanagement erfolgte die Verwaltung der Verträge hybrid: digital auf einem Netzwerk-Ordner und in Papierform an den einzelnen Standorten. Aufgrund der dezentralen Arbeitsweise konnte sich kein einheitlicher Prozess etablieren. Das Vertragsmanagement sollte deshalb vollständig digitalisiert und harmonisiert werden. Gemeinsam mit Communardo hat LUEG dieses Vorhaben auf Basis von Microsoft 365 realisiert.
Die Features des Vertragsmanagement-Systems bei LUEG
- Verfügbarkeit
Zentraler Zugang für alle berechtigten Mitarbeitenden - Kategorisierung
Suche und Filterung für Vertragsart oder Abteilung anhand von Metadaten - Reminder
Erinnerungen an Kündigungen und Verlängerungen von Verträgen - Prozesse
Automatisierter Genehmigungs-Workflow - Verbindung zum ERP-System
Automatisierte Datenübernahme aus SAP
Effiziente Prozessoptimierung durch Microsoft-Technologien
Nutzungsfreundlichkeit
LUEG hat damit nun ein einheitliches System, um Verträge abzulegen, zu bearbeiten und freizugeben. Dafür setzt das Unternehmen auf bewährte Microsoft-Technologien. Da Microsoft 365 bereits bei LUEG etabliert war, konnten die Entscheider eine Insellösung (stand-alone) und gleichzeitig zusätzliche Lizenzkosten vermeiden. Außerdem behielt sich LUEG bewusst die Option offen, die Lösung nach der Einführung weiterzuentwickeln und weitere Funktionen einzuführen. Communardo erarbeitete mit den Verantwortlichen des Vertragsmanagements, der Rechtsabteilung und dem Leiter IT ein Berechtigungskonzept, das in einen automatisierten Workflow eingebettet wurde. Dafür greift das System auf die Metadaten eines jeden Vertrages zu, womit eine zusätzliche Berechtigungsverwaltung nicht mehr nötig ist.
Organisationsanweisungen
Als Mobilitätsunternehmen, das in den Branchen Fahrzeughandel, Produktion und Aufbauten sowie Dienstleistungen agiert, hat LUEG eine Vielzahl an Vertragspartnern. Damit geht eine hohe Anzahl an Kreditoren einher, die LUEG mithilfe einer von Communardo erstellten, individuellen Liste im SharePoint Online verwalten kann und somit das Listenlimit bei SharePoint Online umgehen konnte. Dank dieser Liste ist das Vertragsmanagementsystem nun beliebig skalierbar.
“Die agile und flexible Zusammenarbeit mit Blick auf unsere individuellen Anforderungen hat mir sehr gut gefallen.”
Marcel Kuna, Leiter IT, Fahrzeug-Werke LUEG AG
Mehrwerte durch das Vertragsmanagement-System
Mit der Vertragsmanagement-Lösung von Communardo hat sich die LUEG Unternehmensgruppe nicht nur ein transparentes Arbeitsmittel, sondern auch die Basis für eine stufenfreie Zusammenarbeit über Standorte hinweg geschaffen. Damit können sich die Fachkolleginnen und -kollegen besser untereinander unterstützen und austauschen – ganz unabhängig davon, an welchem Ort ihr Arbeitsplatz ist. Mit den Erinnerungs-Funktionen sind Fristen und Kündigungen halb-automatisiert, was die Arbeit der Mitarbeitenden erheblich erleichtert.
Aufbauend auf den ersten Erfolgen evaluiert LUEG nun, weitere papierlose Workflows mit Microsoft 365 aufzubauen.
Über die LUEG Unternehmensgruppe
- Autohändler und Service für Mercedes-Benz, smart, Ferrari, Volvo, Ineos, Nutzfahrzeuge als auch Trucks
- Fahrzeugbau: LUEG Tochter WAS als Europas größter Hersteller von Ambulanzfahrzeugen
- Dienstleistungen wie Mobexo Fuhrparkmanagement und Batterie-Recycling im Joint Venture RE.LION.BAT Circular GmbH
- 32 Standorte in NRW, Sachsen sowie Schweiz und Polen mit Hauptsitz in Bochum
- Ungefähr 2.500 Mitarbeitende setzen jährlich ca. 25.0000 Fahrzeuge ab
- Gegründet 1868 von Friedrich Lueg als Wagenbau-Fabrik
Bildnachweis
Das Copyright für die Fotos 1 bis 4 liegen bei Fahrzeug-Werke LUEG AG. Wir bedanken uns für die freundliche Bereitstellung.
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