Intranet-Transformation bei DERTOUR
Wie DERTOUR mit SharePoint Online eine internationale Plattform für interne Kommunikation und Zusammenarbeit geschaffen hat
Ganz sicher, die Intranet-Migration von Confluence auf SharePoint Online war für DERTOUR nicht nur ein technisches Projekt. Was aus der Digitalinitiative des Reisekonzerns ins Leben gerufen wurde, löste einen Kulturwandel und ein Zusammenwachsen der Ländergesellschaften aus. Denn die Mehrsprachigkeit und der Multi-Tenant-Ansatz sorgen für flexible Kommunikation, eine kollaborative Basis und bieten klare Governance.
Statt einer einheitlichen Instanz, wie vorher bei Confluence, ist nun das Intranet zielgruppenspezifisch und rollenbasiert. Damit gelangen lokal Informationen an genau die Personen, die von ihnen profitieren. Gleichzeitig sind auch gruppenweit News effizient adressiert. Damit wurde die Struktur des Intranets grundlegend neu konzipiert.
Die Intranet-Transformation mit SharePoint Online setzte DERTOUR mit Communardo Smart Work um und baut sukzessive weitere smarte Funktionen in die Kommunikationsplattform ein.
Intranetlösung am Limit
Vor dem Relaunch nutzte DERTOUR Confluence von Atlassian als Basis für das Intranet. Diese Lösung war jedoch nicht mehr zeitgemäß. Dies lag hauptsächlich daran, dass die Funktionen von Confluence über die Jahre auf ein Enterprise-Wiki hin optimiert wurden. Eine effiziente interne Kommunikation war nicht möglich und führte zunehmend zu erhöhtem Administrationsaufwand. Damit schränkte Confluence das Intranet ein:
- Kein konsistentes Intranet über verschiedene Länder und Gesellschaften hinweg
- Fehlende rollenbasierte Zugriffsmöglichkeiten
- Kaum Möglichkeiten zur Mehrsprachigkeit
- Unflexible Navigation und Arbeitsweise
- Schwache Suchfunktion ohne Audience Targeting
- Begrenzte Integration in die Arbeitsumgebung von Microsoft 365
- Laufende zusätzliche Lizenzkosten für alle Mitarbeitenden
SharePoint Online als zukunftssichere Intranet-Plattform
Die Teams von Kommunikation und IT entschieden sich zur Migration des Intranets auf SharePoint Online. Das Projekt zahlte auf die strategische, konzernweite Digitalisierungsinitiative ein. Das neue Intranet unterstützt die Konzernziele der Skalierbarkeit, Internationalisierung und Modernisierung.
Deswegen fiel die Entscheidung auf SharePoint Online:
State of the Art
Moderne Intranet-Plattform mit responsivem Design
Multi-Tenant
Zentrale und lokale Steuerung durch Multi-Tenant-Setup
Multi-Language
Mehrsprachigkeit für internationale Standorte
Nutzungsfreundlich
Flexible Navigation und leistungsstarke Suche (PnP Search)
Automations
Automatisierte Workflows mit Power Automate
Integration
Nahtlose Einbindung in Microsoft 365 (Teams, Planner, OneNote, Entra ID)
Kosten
Keine separaten, laufenden Lizenzkosten
Während das Projektteam bei DERTOUR die passende zukunftssichere Technologie für das Konzern-Intranet auswählte, überzeugte Communardo Smart Work in einem Anbieter-Wettbewerb. Das Projektteam beauftragte den Microsoft-Partner mit Beratung, fachlicher Projektsteuerung, technologischer Umsetzung und Veränderungsbegleitung.
„Mit dem Wechsel zu SharePoint haben wir jetzt den Weg für Dialog über Ländergesellschaften hinweg geebnet. Nun können wir sowohl lokal als auch global kommunizieren und Zielgruppen gezielter ansprechen. Unser Intranet ist nicht nur funktional, sondern ein Kulturträger.“
Nadine El Rahman, Executive & Group Communications, DERTOUR
Leistungen für Intranet-Migration
Migration, Integration und Empowerment
Die Ablöse von Confluence als Intranetlösung bei DERTOUR war vielschichtig. Von der technischen Umsetzung über Governance-Konzepte bis hin zu Schulungen für Redakteure und Admins wurden alle Aspekte berücksichtigt, die ein modernes Intranet erfordert.
Technische Schwerpunkte
PnP Search:
Leistungsstarke, anpassbare Suchfunktion
Power Automate:
Automatisierte Workflows z. B. zum Kopieren von News-Seiten
Governance & Reporting:
Lokale Hubs pro Gesellschaft, zentrale Steuerung
Flexible Navigation:
Global und lokal, rollenbasiert steuerbar
Mehrsprachiges Intranet:
DE, EN, FR – vorbereitet für weitere Sprachen
Governance & Reporting: Berechtigungskonzepte, PowerShell-basierte Usage Reports
Transformation hin zu einem Konzern-Intranet
Mit der Migration des Intranets von Confluence zu SharePoint Online ersetzte DERTOUR nicht nur ein Tool, sondern baute eine komplett neue Informationsplattform auf.
Die neue Lösung für Kommunikation und Wissenstransfer hat nicht nur Features wie Mehrsprachigkeit, die sich in Confluence nur schwer umsetzen lassen. Auch die Struktur des neuen Intranets ist nun erstmals international mit Hubsites für die Ländergesellschaften gestaltet.
Die Vorteile für den Konzern im Überblick
- Kostenersparnis von über 300.000 € jährlich durch bestehende Microsoft-Lizenzen
- Stärkere Vernetzung über Standorte und Gesellschaften hinweg
- Mobile Nutzung durch Microsoft Viva Connections ist das Intranet vom Smartphone erreichbar
- Höhere Produktivität durch verbesserte Suche und rollenbasierten Zugriff
- Deutliche Zeitersparnis bei Content-Erstellung durch Templates & Automatisierung
- Kreativität & Austausch durch Content Creator Community
Diese Features führen zu intensiver Nutzung des Intranets
Zentrale und lokale News-Hubs
für zielgruppengenaue Kommunikation
People Search
zur einfachen Vernetzung
Tenant-individuelles Design
Farbwelten, Logos, CoCo das Maskottchen
Rollenbasierte Navigation
Nur sehen, was für die eigene Rolle relevant ist
„Unser Intranet ist heute weit mehr als ein Kommunikationskanal – es ist ein echter Business-Enabler. Wir erreichen unsere Teams schneller, gezielter und mit deutlich weniger Reibungsverlust. Die Wirkung zeigt sich nicht nur in der Kommunikation, sondern in der Art, wie wir als Konzern zusammenarbeiten.“
Marion ten Haaf, Director Group Communications, DERTOUR
Kontinuierliche Weiterentwicklung des Intranets
Nach dem erfolgreichen Relaunch entwickelt das Team das Intranet gezielt weiter. Im Fokus stehen der Ausbau der Administrationsseite, die Erweiterung lokaler Hubs sowie die Integration zusätzlicher Sprachen und Gesellschaften. Auch die aktive Content Creator Community wird vom Team der internen Kommunikation unterstützt. Außerdem wird ein strukturierter Inhalte-Lifecycle etabliert, womit die Aktualität und redaktionelle Qualität langfristig gesichert wird.
Parallel dazu bereitet das Projektteam vor, die Suche mithilfe eines Agenten auf Basis von Microsoft 365 Copilot zu beschleunigen und nutzungsfreundlich zu modernisieren.
So bleibt das Intranet nicht nur technisch auf dem neuesten Stand, sondern entwickelt sich weiter zum zentralen Kommunikations- und Wissenshub im Unternehmen.
Über unseren Kunden DERTOUR
DERTOUR ist einer der größten Reisekonzerne in Europa und besteht aus über 180 Unternehmern, die in 16 Märkten aktiv sind.
Mit seinen verschiedenen Marken und Geschäftseinheiten arbeitet DERTOUR daran, Reisen als Erlebnisse zu gestalten, die umweltbewusst und sozial fair sind.
DERTOUR ist Teil der REWE Group und bildet damit deren Reisesparte ab.
Bildnachweis
Das Copyright der Fotos liegt bei der DERTOUR Group. Wir bedanken uns bei DERTOUR für die freundliche Genehmigung.
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