Dokumente digital mit Microsoft 365 managen
Lass das Suchen in Ordnerstrukturen hinter dir – und profitiere von einem modernen Dokumentenmanagement!
Unsere Lösung für das Dokumentenmanagement basiert auf SharePoint Online und ist vollständig in Microsoft 365 integriert. So behältst du jederzeit den Überblick über deine Dokumente – versioniert, sicher und teamübergreifend zugänglich.
Du suchst weitere Lösungen für dein Unternehmen? Dann wirst du bei uns fündig: Ob Vertragsmanagement, Ideenmanagement oder Qualitätsmanagement – wir bieten dir praxiserprobte Lösungen auf Basis von Microsoft 365.
Anwendungsfälle für modernes Arbeiten
Problemlose Dokumentenablage & Zugriffsrechte
Mit Drag+Drop, Metadaten und einem passenden Rollenmodell ist Transparenz und Verwaltung ein Kinderspiel – inklusiver einer perfekten Integration in Microsoft 365.
Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten
Ob mobil oder am Notebook: bearbeite im Team deine Dokumente und kommuniziere direkt dazu – auf Wunsch auch mit externen Partnern.
Nutzerfreundliche Suche nach Dokumenten
Nutze moderne Funktionen, um Dokumente einfach und schnell zu filtern, sortieren, gruppieren – inklusive einer Volltextsuche und optimierter Darstellung für mobile Geräte.
Automatisierung
Intelligente Workflows bringen Effizienz, beispielsweise wenn in Genehmigungsprozesse automatisch Benachrichtigungen versendet werden.
Die Vorteile im Überblick
Sicherheit & Compliance
Data Loss Prevention, Information Rights Management & Co. schützt deine Daten.
Gemeinsam arbeiten
Bearbeite zentral oder dezentral die Inhalte, egal wo du bist. Mit einer nahtlosen Integration in der Office Suite.
Genehmigungen & Berechtigungen automatisieren
Ein Workflow kümmert sich um Zwischenschritte bei Genehmigungen & Berechtigungen
Strukturierte Verwaltung
Metadaten helfen dir dabei, deine Dokumente zu kategorisieren.
Dokumentenvorlagen können zentral genutzt werden.
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Volltextsuche
Eine anpassbare Volltextsuche mit Dokumentenvorschau findet alle Dokumente.
So funktioniert Dokumentenmanagement mit Microsoft 365
Übersichtlicher Einstieg
- Auf der Startseite findest du in Form eines Dashboards Informationen wie die neusten Dokumente, persönliche Favoriten oder Dokumente an denen du zuletzt gearbeitet hast.
- Die Startseite ist komplett an deine individuellen Anforderungen anpassbar – schnell und einfach.
Moderne Pflege
- Durch Drag + Drop und die nahtlose Integration in der Office Suite (Word, Excel, PowerPoint) ist die Verwaltung einfach wie nie.
- Ob einzeln, zu zweit oder im kompletten Team – das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten ist nur einen Klick entfernt.
- Zentrale Dokumentenvorlagen.
Strukturierung
- Metadaten ermöglichen eine viel effizientere und transparentere Strukturierung deiner Dateien – inklusive Mehrsprachigkeit.
- Strukturen können individuell, beispielsweise pro Standort, Projekt, Thema oder Team festgelegt werden – immer im Rahmen von einheitlichen Vorgaben.
Suche
- Eine übergreifende Volltextsuche mit anpassbaren Filter- und Vorschaufunktionen bringt dich schnell ans Ziel – natürlich unter Berücksichtigung der Berechtigungen.
- Intelligente, personalisierte Suchvorschläge unterstützen dich.
Content-Verarbeitung mit KI
- SharePoint Syntex nutzt fortgeschrittene KI und Machine Teaching, um Fachwissen zu erweitern, die Verarbeitung von Inhalten zu automatisieren und Inhalte in Wissen umzuwandeln.
- Automatisches Extrahieren von Dokumenteninhalten.
Compliance
- Freigabeprozesse & Versionierung sind Standard-Funktionen
- Mit DLP* und AIP** identifizieren und schützt deine vertraulichen Informationen (z.B. Verträge oder Dokumente mit sensiblen Inhalten)
- Mit IRM*** hast du die Kontrolle darüber, ob bestimmte Dokumente gedruckt oder runtergeladen werden können.
Unser Angebot für eine Basis-Variante
- Analyse
Beratungsgespräch & Set-Up Abstimmung - Erarbeitung
Implementieren der Dokumentenmanagement Lösung - Start
Übergabe und Präsentation der fertigen Dokumentenmanagement Lösung
Passe dein Dokumentenmanagement auf dein Unternehmen an
Integration in Outlook und Microsoft Teams
Alle Prozesse können z.B. durch ChatBot Nachrichten in Microsoft Teams oder E-Mails unterstützt werden.
Eigene Workflows
Alle abgebildeten Prozesse sind lediglich Beispiele. Du kannst eigene, bestehende und neue Prozesse einbringen.
Ihr Design
Sowohl die Farbauswahl, als auch die einzelnen Elemente auf der Startseite und auch die Schriftart können auf dein Corporate Design angepasst werden.
Office Integration
Wenn du bereits ein bestehendes Microsoft 365 Umfeld im Einsatz hast, kannst du beispielsweise auch dein Qualitätsmanagement oder Intranet optimal integrieren.
Individualisierung
Bringe deine eigenen Ideen ein! Wenn du bei unserer Lösung noch etwas vermisst, sprich einen unserer Consultants an, gemeinsam können wir neue Features ausarbeiten.
Hast du noch Fragen?
Gern stehen wir für deine Fragen zur Verfügung. Nutze einfach unser Kontaktformular.
