Den richtigen Use Case für den Start mit Copilot Agents zu wählen, ist entscheidend für den Projekterfolg. Der beste Einstieg ist ein klar abgegrenzter Prozess mit hoher Wiederholungsfrequenz, messbarem Nutzen und breiter Akzeptanz im Team. Viele Copilot-Projekte scheitern nicht an der Technologie, sondern daran, dass der erste Use Case zu komplex, zu abstrakt oder zu weit von der täglichen Arbeit entfernt ist. Die folgenden Fragen helfen dir, strukturiert zum richtigen Startpunkt zu gelangen.
Welche Kriterien entscheiden über den Erfolg eines Copilot-Agent-Use-Cases?
Ein Copilot-Agent-Use-Case ist dann erfolgreich, wenn er einen klar definierten Prozess automatisiert oder unterstützt, der oft genug vorkommt, um echten Zeitgewinn zu erzeugen, und dessen Ergebnis messbar ist. Entscheidend sind drei Faktoren: Wiederholungsfrequenz, Datenverfügbarkeit und Akzeptanz bei den Nutzenden.
Konkret bedeutet das: Ein Use Case sollte mindestens mehrmals pro Woche auftreten, damit sich der Aufwand für die Agent-Entwicklung lohnt. Die benötigten Wissensquellen müssen digital verfügbar und strukturiert zugänglich sein, denn ein Agent kann nur so gut sein wie die Daten, auf die er zugreift. Und schließlich muss das Team, das den Agent nutzen soll, bereit sein, ihn tatsächlich einzusetzen. Technische Exzellenz allein reicht nicht.
Weitere Erfolgskriterien sind:
- Klare Aufgabenstellung: Der Agent hat einen definierten Zweck, keine vagen Allrounder-Anforderungen.
- Geringer Regelungsbedarf: Der Prozess folgt erkennbaren Mustern, nicht endlosen Ausnahmen.
- Governance-Klarheit: Datenschutz- und Zugriffsrechte sind von Anfang an geregelt.
- Sponsorship aus dem Fachbereich: Jemand im Business übernimmt Verantwortung für den Use Case.
Welche Unternehmensbereiche profitieren am meisten von Copilot Agents?
Am stärksten profitieren Bereiche mit hohem Volumen an wiederkehrenden, wissensintensiven Aufgaben: HR, Vertrieb, Controlling, internes IT-Helpdesk und Kundenkommunikation. Diese Fachbereiche kombinieren strukturierte Prozesse mit einem hohen Informationsbedarf, was Copilot Agents besonders wirkungsvoll macht.
Im HR-Bereich können Agents beispielsweise häufig gestellte Fragen zu Urlaubsregelungen, Onboarding-Prozessen oder Richtlinien automatisch beantworten. Im Vertrieb helfen sie dabei, Ausschreibungsanfragen (RFPs) schneller und konsistenter zu bearbeiten. Im Controlling unterstützen sie bei der Aufbereitung von Berichten aus Standarddatenquellen.
Besonders relevant ist der Einsatz auch dort, wo wertvolles Wissen an einzelne Personen gebunden ist. Wenn erfahrene Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, geht oft jahrelang aufgebautes Prozesswissen verloren. Ein Agent, der dieses Wissen strukturiert erfasst und abrufbar macht, schafft nachhaltigen Mehrwert weit über den eigentlichen Piloten hinaus.
Für Unternehmen mit Frontline-Worker-Strukturen, etwa in Produktion oder Logistik, sind Agents ebenfalls hochrelevant, sofern der Zugang zu Microsoft-Tools gewährleistet ist. Hier geht es oft um schnellen Zugriff auf Sicherheitsvorschriften, Schichtinformationen oder Eskalationsprozesse, die früher mühsam in Handbüchern nachgeschlagen werden mussten.
Was unterscheidet einen guten von einem schlechten Pilot-Use-Case?
Ein guter Pilot-Use-Case ist eng begrenzt, schnell umsetzbar und liefert innerhalb von wenigen Wochen sichtbare Ergebnisse. Ein schlechter Pilot-Use-Case ist zu breit angelegt, erfordert komplexe Integrationen oder hängt von Datenquellen ab, die noch nicht bereit sind.
Der häufigste Fehler ist der Versuch, mit dem perfekten, umfassenden Use Case zu starten. Das führt zu langen Konzeptionsphasen, steigenden Erwartungen und am Ende zu Enttäuschung, wenn die Realität hinter dem Versprechen zurückbleibt. Ein guter Pilot dagegen zeigt schnell, was möglich ist, und schafft Vertrauen im Team.
Merkmale eines guten Pilot-Use-Cases:
- Umsetzbar in wenigen Tagen bis Wochen
- Basiert auf bereits vorhandenen, zugänglichen Wissensquellen
- Hat eine klar definierte Nutzendengruppe mit echtem Bedarf
- Erfordert keine komplexen Prozessautomatisierungen zum Start
- Liefert einen messbaren Vorher-Nachher-Vergleich
Merkmale eines schlechten Pilot-Use-Cases:
- Deckt zu viele Themen gleichzeitig ab
- Setzt voraus, dass Daten erst noch strukturiert oder migriert werden müssen
- Wird top-down verordnet, ohne Einbindung der tatsächlichen Nutzenden
- Hat keinen definierten Erfolgsbegriff
Wenn du dir unsicher bist, ob dein Use Case geeignet ist, lohnt sich ein Blick auf fertige Agent-Konzepte und Praxisbeispiele, bevor du mit der Entwicklung beginnst.
Wie bewertet man das Automatisierungspotenzial eines Prozesses?
Das Automatisierungspotenzial eines Prozesses lässt sich anhand von vier Dimensionen bewerten: Wiederholungsgrad, Regelbasierung, Datenverfügbarkeit und Fehlertoleranz. Je höher der Wert in diesen vier Bereichen, desto besser eignet sich ein Prozess für den Einsatz eines Copilot Agents.
Beginne mit der Frage: Wie oft wird dieser Prozess ausgeführt? Ein Prozess, der täglich zehnmal stattfindet, hat ein viel höheres Automatisierungspotenzial als einer, der einmal im Quartal auftritt. Anschließend prüfst du, ob der Prozess klaren Regeln folgt oder ob jede Ausführung individuelle Entscheidungen erfordert. Regelbasierte Prozesse lassen sich deutlich einfacher automatisieren.
Die Datenverfügbarkeit ist der häufig unterschätzte Faktor: Ein Agent kann nur auf Informationen zugreifen, die ihm als Wissensquelle zur Verfügung stehen. Wenn relevante Dokumente in E-Mail-Anhängen vergraben oder auf lokalen Laufwerken gespeichert sind, muss zunächst die Datenbasis bereinigt werden. Für Wissensquellen wie SharePoint, Teams-Chats oder E-Mails ist zudem eine entsprechende Copilot-Lizenz erforderlich.
Die Fehlertoleranz schließlich beschreibt, wie kritisch ein Fehler des Agents wäre. Für den Start empfehlen sich Prozesse, bei denen ein falsches Ergebnis korrigierbar ist und keine unmittelbaren negativen Konsequenzen hat. Das gibt dem Team Raum, den Agent zu verfeinern, ohne unter Druck zu stehen.
Sollte man mit einem Use Case für Wissensarbeiter oder Frontline Worker starten?
Für die meisten Unternehmen empfiehlt sich der Start mit einem Use Case für Wissensarbeiter, weil die technischen Voraussetzungen dort in der Regel bereits erfüllt sind. Wissensarbeiter nutzen Microsoft 365, haben Zugang zu Copilot Chat und arbeiten mit digitalen Dokumenten, die als Wissensquellen dienen können.
Frontline Worker bieten zwar oft ein hohes Potenzial für KI-Unterstützung, stellen aber höhere Anforderungen an die Infrastruktur. Bevor ein Agent für Mitarbeitende in der Produktion oder Logistik sinnvoll eingesetzt werden kann, müssen Gerätezugang, Lizenzierung und Netzwerkanbindung geklärt sein. Das erhöht die Komplexität des Piloten erheblich.
Das bedeutet nicht, dass Frontline-Worker-Use-Cases schlechter sind. Ganz im Gegenteil: Ein Agent, der Schichtarbeitenden schnellen Zugriff auf Sicherheitsvorschriften oder aktuelle Prozessanweisungen gibt, kann einen enormen Mehrwert liefern. Aber dieser Use Case eignet sich besser als zweiter oder dritter Schritt, wenn das Team bereits Erfahrung mit der Agent-Entwicklung gesammelt hat.
Die wichtigste Frage ist nicht, welche Gruppe größer ist, sondern wo der Schmerz am stärksten und die Bereitschaft zur Veränderung am höchsten ist. Ein motiviertes Team mit einem echten Problem ist der beste Ausgangspunkt, unabhängig davon, ob es sich um Wissensarbeitende oder Frontline-Kräfte handelt.
Wie misst man den Erfolg eines Copilot-Agent-Piloten?
Den Erfolg eines Copilot-Agent-Piloten misst man anhand von drei Kategorien: Nutzungsquoten, Zeitersparnis und qualitativem Feedback. Alle drei sind notwendig, denn hohe Nutzungszahlen ohne positives Feedback können auf Pflichtnutzung hinweisen, während gutes Feedback ohne Nutzung zeigt, dass der Agent noch nicht im Alltag angekommen ist.
Konkrete Metriken für den Piloten sind:
- Aktivierungsrate: Wie viele der Zielnutzenden haben den Agent mindestens einmal verwendet?
- Wiederkehrende Nutzung: Wie viele kommen nach der ersten Nutzung wieder?
- Bearbeitungszeit: Wie lange dauerte die Aufgabe vor und nach dem Agent-Einsatz?
- Qualität der Ergebnisse: Wie häufig müssen Antworten des Agents korrigiert oder verworfen werden?
- Net Promoter Score (intern): Würden die Nutzenden den Agent einer Kollegin oder einem Kollegen empfehlen?
Wichtig ist, die Erfolgskriterien vor dem Start des Piloten festzulegen, nicht danach. Nur so lässt sich beurteilen, ob der Agent tatsächlich den erwarteten Mehrwert liefert oder ob Anpassungen notwendig sind. Ein Pilot ohne vorab definierte Erfolgskriterien endet häufig in einer Diskussion über subjektive Eindrücke statt in einer fundierten Entscheidungsgrundlage.
Plane außerdem von Anfang an einen Review-Termin nach vier bis sechs Wochen ein. Dort besprichst du mit dem Team, was gut funktioniert hat, was verbessert werden muss, und ob der Use Case skaliert werden soll. Dieser strukturierte Lernzyklus ist der Unterschied zwischen einem Piloten, der im Sande verläuft, und einem, der den Weg für weitere Copilot-Initiativen im Unternehmen ebnet.
Communardo Smart Work unterstützt dich dabei, den richtigen Use Case für deinen ersten Copilot Agent zu identifizieren und erfolgreich umzusetzen. Als zertifizierter Microsoft-Partner begleitet das Team den gesamten Prozess: von der Use-Case-Bewertung über die technische Entwicklung im Agent Lab bis hin zu Change-Management und Governance. Das Angebot richtet sich an Unternehmen ab 500 Mitarbeitenden, die Copilot Agents nicht nur ausprobieren, sondern nachhaltig in ihren Arbeitsalltag integrieren wollen. Zu den konkreten Leistungen gehören:
- Business-Value-Workshops zur Identifikation und Priorisierung von Use Cases
- Agent Lab: Entwicklung eines individuellen Agents in wenigen Tagen
- Book of Agents mit Use Cases, Personas und Best Practices zur Inspiration
- Begleitung bei Datenschutz, Compliance und Lizenzmanagement (DSGVO-konform)
- Change-Management und Adoption, damit der Agent auch wirklich genutzt wird
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