Wie setzt man Spending Limits für Copilot Agents im Admin Center?

Spending Limits für Copilot Agents setzt du im Microsoft 365 Admin Center unter dem Bereich Copilot Studio bzw. Power Platform in den Abrechnungseinstellungen. Dort kannst du pro Agent oder auf Mandantenebene festlegen, wie viele Nachrichten oder Sitzungen maximal abgerechnet werden dürfen. Diese Steuerung ist besonders relevant für Organisationen, die Copilot Agents produktiv einsetzen und unerwartete Kosten durch unkontrollierte Nutzung vermeiden möchten. Der folgende Artikel beantwortet die wichtigsten Fragen rund um Konfiguration, Überwachung und Berechtigungen.

Wo findet man die Spending-Limit-Einstellungen im Admin Center?

Die Spending-Limit-Einstellungen für Copilot Agents findest du im Microsoft 365 Admin Center unter Abrechnung > Abrechnungskonten oder direkt im Power Platform Admin Center unter Umgebungen > Ressourcen > Copilot Studio. Für Agents, die über Copilot Studio erstellt wurden, ist das Power Platform Admin Center der zentrale Ort zur Kostenverwaltung.

Der genaue Navigationspfad hängt davon ab, welche Art von Agent du verwendest. Für Declarative Agents, die im Agent Builder innerhalb von Microsoft 365 Copilot erstellt wurden, sind die Abrechnungsoptionen direkt mit der M365-Lizenz verknüpft und werden über das Microsoft 365 Admin Center verwaltet. Für komplexere Agents, die in Copilot Studio gebaut wurden und eigenständige Automatisierungen enthalten, greifst du auf das Power Platform Admin Center zu.

Zusätzlich gibt es im Microsoft 365 Admin Center unter Copilot > Einstellungen Optionen, die steuern, wer Agents überhaupt organisationsweit teilen darf. Diese Zugriffssteuerung beeinflusst indirekt den Verbrauch, weil sie festlegt, wie viele Nutzende einen Agent überhaupt aufrufen können. Eine durchdachte Konfiguration von Copilot Agents beginnt daher immer mit einer klaren Berechtigungs- und Zugriffsstruktur.

Welche Arten von Spending Limits lassen sich für Copilot Agents festlegen?

Für Copilot Agents lassen sich grundsätzlich zwei Arten von Kostengrenzen konfigurieren: nachrichtenbasierte Limits, die die Anzahl der Nachrichten oder Sitzungen pro Monat deckeln, und budgetbasierte Limits, die einen maximalen Geldbetrag pro Abrechnungszeitraum festlegen. Welche Option verfügbar ist, hängt vom gewählten Lizenz- und Abrechnungsmodell ab.

Nachrichtenbasierte Limits

Copilot Studio rechnet Nutzung in sogenannten Message Capacity Units ab. Jede Interaktion eines Nutzenden mit einem Agent verbraucht eine bestimmte Anzahl dieser Einheiten, je nach Komplexität der Antwort und eingebundenen Konnektoren. Du kannst festlegen, wie viele dieser Einheiten pro Monat insgesamt verbraucht werden dürfen, bevor der Agent keine weiteren Anfragen beantwortet oder du eine Benachrichtigung erhältst.

Budgetbasierte Limits

Wenn du Copilot Studio mit einem Pay-as-you-go-Modell betreibst, also ohne vorab gekaufte Kapazität, kannst du ein maximales monatliches Budget in Euro oder in der jeweiligen Abrechnungswährung festlegen. Wird dieses Budget erreicht, stoppt die Abrechnung weiterer Nutzung automatisch oder du wirst per E-Mail informiert, je nach Konfiguration. Diese Option eignet sich besonders für Pilotprojekte, bei denen die tatsächliche Nutzungsintensität noch unbekannt ist.

Wie setzt man ein Spending Limit für einen einzelnen Copilot Agent?

Ein Spending Limit für einen einzelnen Copilot Agent setzt du im Power Platform Admin Center, indem du die entsprechende Umgebung auswählst, zu den Copilot Studio-Ressourcen navigierst und dort den gewünschten Agent aufrufst. Im Bereich Abrechnung und Kapazität kannst du anschließend ein individuelles Limit konfigurieren.

Die Schritte im Überblick:

1. Öffne das Power Platform Admin Center unter admin.powerplatform.microsoft.com.
2. Wähle im linken Menü Umgebungen und klicke auf die Umgebung, in der dein Agent läuft.
3. Navigiere zu Ressourcen > Copilot Studio und suche den betreffenden Agent.
4. Öffne die Einstellungen des Agents und wähle den Tab Kapazität oder Abrechnung.
5. Trage das gewünschte Nachrichtenlimit oder Budgetlimit ein und speichere die Änderung.

Wichtig: Nicht alle Agents unterstützen individuelle Limits. Agents, die im Agent Builder als Declarative Agents erstellt wurden und keine eigenständige Copilot-Studio-Umgebung nutzen, teilen die Kapazität der M365-Copilot-Lizenz des jeweiligen Nutzenden. Individuelle Limits auf Agent-Ebene sind primär für Agents relevant, die in Copilot Studio mit eigener Abrechnungsumgebung betrieben werden.

Was passiert, wenn ein Copilot Agent das Spending Limit erreicht?

Wenn ein Copilot Agent das konfigurierte Spending Limit erreicht, hört er auf, neue Anfragen zu beantworten, oder die Abrechnung weiterer Nutzung wird gestoppt, je nachdem, wie das Limit eingestellt wurde. Nutzende erhalten in der Regel eine Fehlermeldung oder werden darauf hingewiesen, dass der Agent vorübergehend nicht verfügbar ist.

Das konkrete Verhalten hängt vom Limittyp ab:

• Hartes Limit: Der Agent stoppt vollständig und beantwortet keine weiteren Nachrichten, bis das Limit zurückgesetzt oder erhöht wird. Diese Option schützt zuverlässig vor unerwarteten Kosten.
• Weiches Limit mit Benachrichtigung: Der Agent läuft weiter, aber Administratoren erhalten eine E-Mail-Warnung. Die Nutzung wird weiter abgerechnet, bis manuell eingegriffen wird.
• Automatischer Reset: Zu Beginn des nächsten Abrechnungszeitraums wird das Limit automatisch zurückgesetzt, sodass der Agent wieder normal funktioniert.

Aus Governance-Sicht empfiehlt sich ein hartes Limit in Kombination mit einer frühzeitigen Benachrichtigungsschwelle, etwa bei 80 % des Limits, um genug Reaktionszeit zu haben, ohne den Betrieb abrupt zu unterbrechen.

Wie überwacht man den Verbrauch von Copilot Agents im Admin Center?

Den Verbrauch von Copilot Agents überwachst du zentral im Power Platform Admin Center unter Analysen > Copilot Studio sowie im Microsoft 365 Admin Center unter Abrechnung > Ihre Produkte. Dort siehst du, wie viele Nachrichten verbraucht wurden, welche Agents am aktivsten sind und wie sich der Verbrauch über die Zeit entwickelt.

Für eine strukturierte Überwachung stehen folgende Ansätze zur Verfügung:

• Nutzungsberichte in Copilot Studio: Jeder Agent verfügt über ein eigenes Analytics-Dashboard mit Kennzahlen zu Sitzungen, Eskalationen und nicht beantworteten Fragen. Diese Daten helfen nicht nur bei der Kostenkontrolle, sondern auch bei der Qualitätssicherung.
• Power Platform Admin Center: Auf Mandantenebene kannst du den Gesamtverbrauch aller Agents einsehen und nach Umgebungen oder Zeiträumen filtern.
• Microsoft Cost Management: Wenn du Copilot Studio im Pay-as-you-go-Modell betreibst, lässt sich der Verbrauch auch über Azure Cost Management nachverfolgen und mit Budgetwarnungen verknüpfen.

Für eine nachhaltige Einführung von Microsoft Copilot ist ein regelmäßiges Monitoring des Agent-Verbrauchs ein wichtiger Bestandteil der Governance-Strategie. So erkennst du frühzeitig, welche Agents besonders intensiv genutzt werden und ob Anpassungen am Kapazitätsmodell sinnvoll sind.

Welche Berechtigungen braucht man, um Spending Limits zu verwalten?

Um Spending Limits für Copilot Agents zu verwalten, benötigst du mindestens die Rolle Power Platform Administrator oder Dynamics 365 Administrator im Microsoft 365 Admin Center. Für Abrechnungseinstellungen auf Mandantenebene ist zusätzlich die Rolle Billing Administrator erforderlich.

Im Detail gelten folgende Rollenzuordnungen:

• Globaler Administrator: Hat Zugriff auf alle Einstellungen, einschließlich Spending Limits, Umgebungsverwaltung und Abrechnung.
• Power Platform Administrator: Kann Umgebungen und Agent-Kapazitäten verwalten, aber nicht zwingend Abrechnungsdetails einsehen.
• Billing Administrator: Kann Abrechnungskonten, Budgets und Kostenwarnungen konfigurieren, hat aber keinen Zugriff auf die technische Agent-Konfiguration.
• Umgebungsadministrator: Kann innerhalb einer bestimmten Power Platform-Umgebung Einstellungen vornehmen, ist aber auf diese Umgebung beschränkt.

Für die meisten Organisationen empfiehlt sich eine klare Rollentrennung: IT-Administratoren übernehmen die technische Konfiguration der Agents, während Finanz- oder Procurement-Teams die Abrechnungsgrenzen im Blick behalten. Diese Aufgabenteilung lässt sich über die rollenbasierte Zugriffskontrolle in Microsoft 365 sauber abbilden, ohne dass eine einzelne Person alle Berechtigungen bündeln muss.

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