Du kannst Copilot in Teams Phone für Anrufzusammenfassungen nutzen, indem du nach einem Telefonat die automatisch generierte Zusammenfassung im Anrufverlauf von Teams abrufst. Voraussetzung ist eine aktive Microsoft 365 Copilot-Lizenz sowie Teams Phone. Copilot erfasst dabei Gesprächsinhalte, identifiziert Handlungspunkte und stellt das Protokoll strukturiert bereit. Die folgenden Abschnitte beantworten die wichtigsten Fragen rund um Einrichtung, Nutzung und Datenschutz.
Was wird bei einer Anrufzusammenfassung mit Copilot automatisch erfasst?
Bei einer Anrufzusammenfassung mit Copilot in Teams Phone erfasst die KI automatisch den gesprochenen Inhalt des Gesprächs, extrahiert die wichtigsten Themen, identifiziert vereinbarte Maßnahmen und hält fest, wer welche Aussagen gemacht hat. Das Ergebnis ist ein strukturiertes Protokoll, das du direkt nach dem Anruf einsehen kannst, ohne selbst mitschreiben zu müssen.
Konkret enthält eine typische Anrufzusammenfassung in Teams folgende Elemente:
- Gesprächsüberblick: Eine kurze Zusammenfassung der besprochenen Themen in Stichpunkten oder Fließtext
- Action Items: Aufgaben und Vereinbarungen, die Copilot aus dem Gespräch ableitet, inklusive der zuständigen Person, sofern erkennbar
- Schlüsselmomente: Wichtige Aussagen oder Entscheidungen, die im Gesprächsverlauf gefallen sind
- Gesprächsnotizen: Strukturierte Mitschriften, die du nachträglich bearbeiten und ergänzen kannst
Wichtig zu verstehen: Copilot erstellt keine vollständige Transkription Wort für Wort, sondern eine intelligente Verdichtung des Gesprächs. Die Qualität der Zusammenfassung hängt von der Tonqualität, der Sprachklarheit und der Sprache des Gesprächs ab. Deutsch wird unterstützt, aber gemischte Sprachen oder starke Dialekte können die Erkennungsgenauigkeit beeinflussen.
Welche Voraussetzungen braucht man für Copilot in Teams Phone?
Für Copilot in Teams Phone benötigst du eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz (als Add-on zu einem qualifizierten Microsoft 365-Plan), eine aktive Teams Phone-Lizenz sowie eine konfigurierte Telefoninfrastruktur in deiner Organisation. Ohne diese Kombination steht die Anrufzusammenfassung nicht zur Verfügung.
Im Detail sind folgende Voraussetzungen notwendig:
- Lizenzen: Microsoft 365 Copilot (kostenpflichtiges Add-on), Teams Phone Standard oder Teams Phone mit Calling Plan
- Basisplan: Ein qualifizierter M365-Plan, etwa Microsoft 365 E3, E5, Business Standard oder Business Premium
- Telefonieeinrichtung: Eine funktionierende Teams Phone-Konfiguration, entweder über Microsoft Calling Plans, Operator Connect oder Direct Routing
- Adminfreigabe: Die IT-Administration muss Copilot-Funktionen für Telefonie im Teams Admin Center aktiviert haben
- Aufzeichnungsrichtlinie: In vielen Konfigurationen ist eine Richtlinie für Gesprächsaufzeichnung oder Transkription erforderlich, damit Copilot auf den Gesprächsinhalt zugreifen kann
Wenn du bereits Microsoft 365 Copilot für andere Anwendungen wie Outlook oder Word nutzt, ist die Copilot-Lizenz bereits vorhanden. Du musst dann nur sicherstellen, dass Teams Phone korrekt eingerichtet ist und die entsprechenden Richtlinien im Admin Center aktiviert sind. Für Organisationen, die Copilot einführen möchten, empfiehlt sich eine Überprüfung der technischen Readiness vorab.
Wie aktiviert man die Anrufzusammenfassung in Teams Phone Schritt für Schritt?
Die Anrufzusammenfassung in Teams Phone aktivierst du über das Microsoft Teams Admin Center, indem du die entsprechende Copilot-Richtlinie für Telefonie konfigurierst und den betroffenen Nutzenden zuweist. Der gesamte Prozess läuft in wenigen Schritten ab und erfordert globale Admin- oder Teams-Administratorrechte.
Einrichtung im Admin Center
Gehe im Microsoft Teams Admin Center zu „Voice“ und anschließend zu „Calling policies“. Dort findest du die Einstellung für Copilot-Funktionen. Aktiviere die Option für „Copilot for Teams Phone“ oder „AI-generated call notes“, je nach der aktuellen Benennung in deiner Admin-Oberfläche. Weise die Richtlinie dann den gewünschten Nutzenden oder Gruppen zu.
Einstellungen auf Nutzerebene
Sobald die Richtlinie aktiv ist, können Nutzende in den Teams-Einstellungen unter „Anrufe“ weitere Optionen sehen. Dort lässt sich festlegen, ob Copilot bei jedem Anruf automatisch mitläuft oder manuell aktiviert werden muss. Empfehlenswert ist die manuelle Aktivierung, damit Gesprächspartner*innen informiert werden können, bevor Copilot den Inhalt erfasst.
Während eines aktiven Anrufs erscheint in der Anrufsteuerleiste ein Copilot-Symbol. Ein Klick darauf startet die Erfassung. Nach dem Auflegen verarbeitet Copilot das Gespräch und stellt die Zusammenfassung bereit, in der Regel innerhalb weniger Minuten.
Wo findet man die Zusammenfassung nach einem Anruf in Teams?
Die Anrufzusammenfassung findest du in Microsoft Teams unter dem Reiter „Anrufe“ im Anrufverlauf. Klicke auf den jeweiligen Eintrag, und du siehst eine Detailansicht mit der von Copilot erstellten Zusammenfassung, den Action Items und den Gesprächsnotizen.
Je nach Konfiguration deiner Organisation erscheint die Zusammenfassung auch an folgenden Stellen:
- Anrufverlauf in Teams: Direkt beim jeweiligen Anrufeintrag als ausklappbarer Bereich
- Chat mit der angerufenen Person: Wenn der Anruf über einen Teams-Chat initiiert wurde, kann die Zusammenfassung dort angehängt werden
- Copilot-Seitenleiste: Über den Copilot-Button in Teams kannst du gezielt nach Inhalten aus vergangenen Anrufen suchen
Die Zusammenfassung lässt sich direkt in Teams bearbeiten, kopieren oder in andere Anwendungen wie OneNote, Outlook oder Word exportieren. So kannst du Gesprächsergebnisse nahtlos in bestehende Workflows integrieren, ohne zwischen verschiedenen Tools zu wechseln.
Kann Copilot Zusammenfassungen auch für externe Anrufe erstellen?
Ja, Copilot in Teams Phone kann grundsätzlich auch Zusammenfassungen für externe Anrufe erstellen, also für Gespräche mit Personen außerhalb deiner Organisation. Entscheidend ist, dass der Anruf über Teams Phone geführt wird und die Copilot-Richtlinie aktiv ist. Die Zusammenfassung basiert dabei ausschließlich auf dem, was du als Nutzende*r in dem Anruf gesprochen hast und was Copilot über dein Mikrofon erfasst.
Dabei gibt es einige wichtige Unterschiede im Vergleich zu internen Anrufen:
- Kein Zugriff auf die andere Seite: Bei externen Anrufen über das klassische Telefonnetz (PSTN) kann Copilot nur deinen eigenen Gesprächsanteil vollständig verarbeiten. Die Gegenseite wird zwar gehört, aber nicht als Teams-Nutzer*in identifiziert.
- Keine Namenszuordnung: Action Items und Aussagen lassen sich bei externen Anrufen nicht automatisch einer bestimmten Person zuordnen, da keine Profilinformationen aus dem Microsoft-Verzeichnis vorliegen.
- Qualität bleibt vergleichbar: Die inhaltliche Zusammenfassung und die Extraktion von Handlungspunkten funktionieren auch bei externen Gesprächen zuverlässig, sofern die Tonqualität gut ist.
Für Vertriebsteams oder Mitarbeitende im Kundenkontakt ist diese Funktion besonders wertvoll: Kundengespräche lassen sich so nachträglich strukturiert dokumentieren, ohne dass manuelle Notizen während des Gesprächs die Konzentration stören.
Welche Datenschutzregeln gelten für Copilot-Anrufzusammenfassungen?
Für Copilot-Anrufzusammenfassungen in Teams Phone gelten dieselben Datenschutzgrundsätze wie für alle Microsoft 365 Copilot-Funktionen: Die Daten werden innerhalb der Microsoft-Cloud-Infrastruktur verarbeitet, unterliegen den vertraglichen Datenschutzverpflichtungen von Microsoft und verlassen nicht die Compliance-Grenzen deiner Organisation. Microsoft nutzt Gesprächsinhalte nicht für das Training eigener KI-Modelle.
Für Unternehmen in der EU gelten dabei folgende Rahmenbedingungen:
- DSGVO-Konformität: Microsoft verarbeitet Daten als Auftragsverarbeiter gemäß den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Agreement) ist Bestandteil der Microsoft-Nutzungsvereinbarung.
- Datenspeicherung: Anrufzusammenfassungen werden in der Microsoft 365-Umgebung deiner Organisation gespeichert, nicht separat bei Copilot. Das bedeutet: Deine bestehenden Aufbewahrungsrichtlinien und Compliance-Einstellungen gelten auch hier.
- Informationspflicht: Gesprächspartner*innen müssen darüber informiert werden, wenn ein Anruf aufgezeichnet oder durch KI verarbeitet wird. Teams zeigt beim Aktivieren von Copilot eine entsprechende Benachrichtigung an, die alle Beteiligten informiert.
- Adminsteuerung: IT-Administrierende können im Microsoft 365 Admin Center festlegen, wer Copilot-Funktionen für Telefonie nutzen darf, und den Zugriff auf bestimmte Gruppen beschränken.
Besonders in regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen oder der Finanzbranche empfiehlt sich eine sorgfältige Prüfung der internen Richtlinien, bevor Copilot-Anrufzusammenfassungen im breiten Einsatz genutzt werden. Eine klare interne Kommunikation an alle Mitarbeitenden schafft Transparenz und Vertrauen.
Wie Communardo Smart Work bei Copilot in Teams Phone unterstützt
Die Einführung von Copilot in Teams Phone ist mehr als eine technische Konfiguration. Sie berührt Fragen der Governance, der Nutzerakzeptanz und der Integration in bestehende Kommunikationsprozesse. Communardo Smart Work begleitet Organisationen als zertifizierter Microsoft-Partner auf diesem Weg, mit einem strukturierten Ansatz, der Technik, Mensch und Prozess zusammendenkt:
- Technische Readiness-Prüfung: Analyse deiner bestehenden Teams Phone-Konfiguration, Lizenzstruktur und Richtlinien, bevor Copilot aktiviert wird
- Datenschutz und Compliance: Sicherstellung der DSGVO-konformen Nutzung, inklusive Auftragsverarbeitungsverträge und interner Richtlinien
- Rollout und Adoption: Zielgruppenspezifische Trainings für Mitarbeitende im Kundenkontakt, Vertrieb oder HR, die Copilot-Anrufzusammenfassungen täglich nutzen werden
- Use-Case-Entwicklung: Identifikation der konkreten Szenarien, in denen Copilot Agents und Anrufzusammenfassungen den größten Mehrwert bringen
- Laufende Begleitung: Support, Monitoring und Weiterentwicklung der Copilot-Nutzung im Betrieb
Wenn du wissen möchtest, wie Copilot in Teams Phone konkret in deiner Organisation eingesetzt werden kann, nimm direkt Kontakt zu Communardo Smart Work auf. Gemeinsam entwickeln wir einen realistischen Einstieg, der zu deinen Prozessen und deiner Infrastruktur passt.