Wie erstellt und passt man Präsentationen mit Copilot in PowerPoint an?

Mit Copilot in PowerPoint lassen sich Präsentationen direkt aus bestehenden Dokumenten, Texteingaben oder Gliederungen erstellen und anschließend inhaltlich sowie gestalterisch anpassen. Die Funktion ist Bestandteil von Microsoft 365 Copilot und setzt eine entsprechende Lizenz voraus. Im Folgenden beantworten wir die wichtigsten Fragen rund um den praktischen Einsatz von PowerPoint Copilot im Unternehmensalltag.

Was kann Copilot in PowerPoint konkret leisten?

Copilot in PowerPoint kann Präsentationen aus Textprompts, Word-Dokumenten oder PDF-Dateien generieren, bestehende Folien zusammenfassen, umstrukturieren und inhaltlich erweitern sowie Designvorschläge auf Basis vorhandener Layouts machen. Außerdem lassen sich einzelne Folien auf Knopfdruck mit Sprechernotizen versehen oder auf das Wesentliche verdichten.

Im Einzelnen umfasst der Funktionsumfang von Microsoft Copilot in PowerPoint folgende Kernbereiche:

• Präsentation erstellen: Aus einem Prompt oder einem verknüpften Dokument generiert Copilot eine vollständige Foliendeck-Struktur inklusive Titel, Inhaltsfolien und abschließender Zusammenfassung.
• Folien zusammenfassen: Copilot fasst lange Präsentationen in kompakte Übersichten zusammen, ideal für Führungskräfte, die sich schnell einen Überblick verschaffen möchten.
• Inhalte erweitern oder kürzen: Einzelne Folien lassen sich auf Befehl hin ausbauen oder auf Kernaussagen reduzieren.
• Sprechernotizen generieren: Copilot ergänzt automatisch passende Notizen, die den Vortrag unterstützen, ohne dass diese manuell verfasst werden müssen.
• Designanpassungen vorschlagen: Das Tool schlägt Layoutvarianten vor und kann Folien optisch vereinheitlichen.

Wichtig zu wissen: Diese Funktionen stehen ausschließlich im Rahmen von Microsoft 365 Copilot zur Verfügung, also der kostenpflichtigen Lizenz, die Copilot tief in die Office-Apps integriert. Der kostenlose Copilot Chat bietet diese tiefen PowerPoint-Integrationen nicht.

Wie erstellt Copilot eine Präsentation aus einem Dokument?

Copilot erstellt eine Präsentation aus einem Dokument, indem du in PowerPoint den Copilot-Bereich öffnest, den Befehl „Präsentation erstellen aus Datei“ verwendest und ein Word-Dokument oder eine PDF-Datei aus SharePoint oder OneDrive verlinkst. Copilot analysiert die Struktur des Dokuments und generiert daraus automatisch eine Foliendeck-Gliederung.

Der Ablauf im Detail:

1. Öffne eine neue oder bestehende PowerPoint-Datei.
2. Klicke auf das Copilot-Symbol in der Symbolleiste, um den Copilot-Bereich zu öffnen.
3. Gib den Prompt ein: „Erstelle eine Präsentation aus [Dateiname]“ oder nutze den Slash-Befehl, um das Dokument direkt zu verlinken.
4. Copilot liest das Quelldokument, identifiziert Hauptthemen und Abschnitte und baut daraus eine Präsentation mit Titelfolie, Inhaltsfolien und Abschlussfolie.
5. Das Ergebnis kannst du direkt in PowerPoint weiter bearbeiten.

Damit die Qualität stimmt, sollte das Quelldokument gut strukturiert sein: klare Überschriften, logische Abschnitte und prägnante Absätze helfen Copilot dabei, relevante Inhalte korrekt zuzuordnen. Ein unstrukturiertes Rohdokument liefert entsprechend weniger überzeugende Ergebnisse. Die Dateien müssen in OneDrive oder SharePoint gespeichert sein, da Copilot keinen direkten Zugriff auf lokale Laufwerke hat.

Wie passt man Folien und Design mit Copilot an?

Folien und Design lassen sich mit Copilot in PowerPoint über natürlichsprachliche Befehle im Copilot-Bereich anpassen. Du kannst einzelne Folien umformulieren, das Layout ändern, Bilder hinzufügen lassen oder den Ton des gesamten Decks anpassen, zum Beispiel von informell auf professionell.

Für inhaltliche Anpassungen eignen sich Prompts wie:

• „Mach diese Folie kürzer und fokussiere dich auf die drei wichtigsten Punkte.”
• „Füge eine Folie mit einer Zusammenfassung am Ende hinzu.”
• „Schreibe die Sprechernotizen für Folie 4 neu, damit sie besser zu einem technischen Publikum passen.”

Für Designanpassungen nutzt Copilot die in PowerPoint integrierten Designer-Funktionen. Du kannst Copilot bitten, das Layout zu überarbeiten oder ein einheitlicheres Erscheinungsbild herzustellen. Allerdings ist die Gestaltungsfreiheit bei Designfragen begrenzt: Copilot arbeitet innerhalb der verfügbaren PowerPoint-Designs und -Layouts, erstellt aber keine vollständig neuen visuellen Identitäten.

Welche Prompts liefern die besten Ergebnisse in PowerPoint Copilot?

Die besten Ergebnisse liefern Prompts, die klar definieren, was erstellt werden soll, für wen die Präsentation gedacht ist und welchen Ton oder welche Struktur sie haben soll. Je konkreter der Prompt, desto zielgenauer ist das Ergebnis von PowerPoint Copilot.

Bewährte Promptmuster für KI-Präsentationen mit Copilot:

• Zielgruppe benennen: „Erstelle eine 10-seitige Präsentation zum Thema Digitalisierungsstrategie für das Management, fokussiert auf ROI und Zeitplan.”
• Format vorgeben: „Baue die Präsentation so auf: Problemstellung, Lösungsansatz, nächste Schritte.”
• Ton definieren: „Schreibe die Folientexte in einem sachlichen, überzeugenden Stil, ohne Fachjargon.”
• Umfang begrenzen: „Fasse die wichtigsten Erkenntnisse in maximal fünf Folien zusammen.”
• Kontext liefern: „Die Präsentation ist für ein Kick-off-Meeting mit einem neuen Kunden aus der Logistikbranche gedacht.”

Was du vermeiden solltest: Zu vage Prompts wie „Mach eine Präsentation über Digitalisierung” liefern generische Ergebnisse. Copilot braucht Kontext, um wirklich nützliche Inhalte zu generieren. Betrachte den ersten Entwurf immer als Ausgangspunkt, nicht als Endprodukt, und verfeinere ihn mit Folgeprompts.

Funktioniert Copilot in PowerPoint mit bestehenden Unternehmensvorlagen?

Ja, Copilot in PowerPoint kann grundsätzlich mit bestehenden Unternehmensvorlagen arbeiten. Wenn eine Vorlage als Standard im Unternehmen hinterlegt ist und Copilot eine Präsentation erstellt, greift er auf die verfügbaren Designs und Layouts der aktiven Vorlage zurück. Die Qualität der Ergebnisse hängt jedoch stark davon ab, wie gut die Vorlage strukturiert ist.

Folgende Punkte sind dabei zu beachten:

• Vorlagen müssen korrekt aufgebaut sein: Copilot nutzt die in der Vorlage definierten Folienlayouts. Sind diese unvollständig oder uneinheitlich, weicht Copilot auf Standardlayouts aus.
• Branding bleibt erhalten: Farben, Schriften und Logos aus der Vorlage werden in der Regel übernommen, sofern sie in den Folienmaster-Einstellungen hinterlegt sind.
• Grenzen bei der Designtreue: Copilot optimiert Inhalte, kein pixelgenaues Layout. Bei sehr individuellen Designs kann manuelles Nacharbeiten notwendig sein.
• Organisationsweite Vorlagen: Wenn Vorlagen zentral über SharePoint oder OneDrive bereitgestellt werden, stehen sie Copilot zur Verfügung, sofern die Berechtigungen korrekt gesetzt sind.

Für Unternehmen, die eine konsistente Markenpräsenz sicherstellen möchten, empfiehlt es sich, Vorlagen sorgfältig zu pflegen und Copilot-Ergebnisse vor der finalen Verwendung zu prüfen.

Wann lohnt sich der Einsatz von Copilot für Präsentationen im Unternehmen?

Der Einsatz von Copilot für Präsentationen lohnt sich besonders dann, wenn regelmäßig umfangreiche Dokumente in ein Präsentationsformat überführt werden müssen, wenn Zeit für die Erstellung von Erstversionen eingespart werden soll oder wenn Teams mit unterschiedlichem Präsentations-Know-how auf ein einheitliches Niveau gebracht werden sollen.

Konkrete Szenarien, in denen KI-Präsentationserstellung echten Mehrwert bringt:

• Berichte, Studien oder Protokolle sollen schnell in Folienpräsentationen für das Management umgewandelt werden.
• Mitarbeitende ohne ausgeprägte PowerPoint-Kenntnisse sollen professionelle Präsentationen erstellen können.
• Wiederkehrende Präsentationsformate, etwa Monatsberichte oder Projektstatusfolien, sollen effizienter produziert werden.
• Sprechernotizen für komplexe Themen müssen schnell und konsistent erstellt werden.

Weniger geeignet ist Copilot, wenn es um hochgradig individualisierte Designs, kreative Kampagnenpräsentationen oder Inhalte geht, die sehr spezifisches Fachwissen erfordern, das nicht in Dokumenten vorliegt. Außerdem gilt: Microsoft Copilot einführen bedeutet mehr als eine Lizenz zu aktivieren. Erst wenn Mitarbeitende wissen, wie sie Copilot sinnvoll nutzen, entfaltet das Tool seinen vollen Wert.

Wie Communardo Smart Work beim Einsatz von Copilot in PowerPoint unterstützt

Viele Unternehmen stellen fest, dass der Schritt von der Lizenz zur produktiven Nutzung von Microsoft Copilot in PowerPoint und anderen M365-Apps größer ist als erwartet. Genau hier setzt Communardo Smart Work an. Als zertifizierter Microsoft-Partner begleitet Communardo Smart Work Unternehmen ab 500 Mitarbeitenden ganzheitlich, von der ersten Orientierung bis zum nachhaltigen Rollout:

• Copilot Lab mit Reality Check: Ein 60-minütiges interaktives Format, das zeigt, was Copilot in der Praxis wirklich leistet, inklusive Live-Demo in Word, Excel, Outlook oder PowerPoint, und wo die Grenzen liegen.
• Copilot Readiness und Governance Health Check: Kompakte Standortbestimmung zu Daten, Berechtigungen, Sicherheit und Compliance, damit der Einsatz von Copilot DSGVO-konform gelingt.
• Zielgruppenspezifische Trainings: Von Copilot Essentials für Endanwender*innen bis zu Executive Enablement für Führungskräfte, damit alle Mitarbeitenden Copilot sinnvoll nutzen können.
• Strukturiertes Pilotprogramm: Mit validierten Use Cases und ausgewählten Nutzergruppen, um schnell echte Ergebnisse zu erzielen.
• Laufende Adoption und Support: Office Hours, Community-Formate und individuelle Follow-ups sichern den langfristigen Erfolg.

Ob du gerade erst überlegst, Copilot in deinem Unternehmen einzuführen, oder bereits erste Erfahrungen gesammelt hast und den nächsten Schritt gehen möchtest: Communardo Smart Work unterstützt dich mit dem richtigen Format für deine Situation. Nimm jetzt Kontakt auf und finde heraus, wie Copilot in PowerPoint und im gesamten Microsoft 365-Ökosystem bei euch wirklich wirksam wird.