Copilot Agents sind spezialisierte KI-Assistenten, die innerhalb des Microsoft-Ökosystems eigenständig Aufgaben übernehmen, Wissen verarbeiten und Prozesse automatisieren. Anders als der allgemeine Microsoft 365 Copilot sind sie nicht für alle Aufgaben zuständig, sondern auf einen konkreten Einsatzbereich zugeschnitten. Dieser Artikel beantwortet die wichtigsten Fragen rund um Aufbau, Typen, Technik und Einstieg in die Welt der Copilot Agents.
Wie unterscheiden sich Copilot Agents von klassischem Microsoft Copilot?
Der klassische Microsoft 365 Copilot ist ein generalistischer KI-Assistent, der tief in Anwendungen wie Word, Excel, Outlook und Teams integriert ist. Er beantwortet Fragen, fasst Inhalte zusammen und erstellt Entwürfe auf Basis von Nutzereingaben. Copilot Agents hingegen sind spezialisierte, eigenständig agierende Einheiten mit einem definierten Auftrag, eigenen Wissensquellen und der Fähigkeit, Prozesse ohne manuelle Eingaben auszuführen.
Der entscheidende Unterschied liegt in der Autonomie und Spezialisierung. Während du den klassischen Copilot aktiv anweist und die Kontrolle behältst, kann ein Copilot Agent im Hintergrund laufen, Informationen aus bestimmten Quellen abrufen, Aktionen auslösen und Ergebnisse liefern, ohne dass du jeden Schritt begleitest. Du kannst dir einen Agent wie eine digitale Kollegin oder einen digitalen Kollegen mit klar definiertem Spezialgebiet vorstellen.
Ein weiterer Unterschied betrifft den Funktionsumfang: Microsoft 365 Copilot arbeitet kontextsensitiv im jeweiligen Programm, während Agents über Systemgrenzen hinweg agieren und mit verschiedenen Datenquellen, Diensten und Automatisierungstools verbunden werden können. Das macht sie besonders interessant für komplexe Unternehmensszenarien, in denen Routineprozesse strukturiert ablaufen sollen.
Welche Arten von Copilot Agents gibt es?
Microsoft unterscheidet grundlegend zwischen zwei Typen von Copilot Agents: Declarative Agents und Custom Engine Agents. Declarative Agents nutzen das zugrunde liegende Sprachmodell von Microsoft 365 Copilot und erweitern es um spezifische Anweisungen, Wissensquellen und Fähigkeiten. Custom Engine Agents sind technisch aufwendiger und basieren auf einem eigenen KI-Modell, das vollständig individuell konfiguriert werden kann.
Declarative Agents
Declarative Agents sind der häufigste Einstiegspunkt für Unternehmen. Sie lassen sich ohne tiefes Entwicklungswissen im Agent Builder oder in Microsoft Copilot Studio erstellen. Du definierst, auf welche Informationen der Agent zugreifen darf, wie er sich verhalten soll und welche Aufgaben er übernimmt. In Teams erscheinen sie als auswählbare Agenten innerhalb der Copilot-Chat-Erfahrung. Als optionale Fähigkeiten lassen sich etwa ein Code-Interpreter oder ein Bildgenerator aktivieren.
Custom Engine Agents
Custom Engine Agents bieten maximale Flexibilität und richten sich an Organisationen mit spezifischen Anforderungen, die über das Standardmodell hinausgehen. Sie werden über Azure AI Foundry entwickelt und ermöglichen den Einsatz eigener Sprachmodelle sowie tiefgreifende Integrationen in bestehende Systemlandschaften. Dieser Typ eignet sich vor allem für entwicklungsorientierte Teams mit klaren technischen Vorgaben.
Wie funktioniert ein Copilot Agent technisch?
Ein Copilot Agent funktioniert technisch auf Basis eines Zusammenspiels aus einem Sprachmodell, definierten Wissensquellen und konfigurierten Aktionen. Wenn eine Anfrage eingeht, analysiert der Agent die Eingabe, ruft relevante Informationen aus verbundenen Quellen ab und führt gegebenenfalls festgelegte Aktionen aus, bevor er eine Antwort formuliert oder einen Prozess anstößt.
Die technische Grundlage bilden Microsoft Copilot Studio, Azure AI und die Microsoft 365-Plattform. Wissensquellen können SharePoint-Dokumente, hochgeladene Dateien, Webseiten oder strukturierte Daten aus verbundenen Systemen sein. Direkt hochgeladene Dateien werden dabei vom Copilot-Studio-Dienst in Azure gespeichert und sicher verarbeitet, ohne dass Administrierende direkten Zugriff auf die Rohdaten haben.
Für komplexere Szenarien lassen sich über Copilot Studio zusätzliche Aktionen und Prozessautomatisierungen einbinden, etwa durch die Anbindung von Power Automate. Ein im einfacheren Agent Builder erstellter Agent kann jederzeit nach Copilot Studio übertragen und dort um Automatisierungsfunktionen erweitert werden, wobei der ursprüngliche Agent erhalten bleibt und eine Kopie angelegt wird. Mehr zu Copilot Agents findest du auf der entsprechenden Lösungsseite.
Für welche Anwendungsfälle eignen sich Copilot Agents in Unternehmen?
Copilot Agents eignen sich überall dort, wo wiederkehrende, wissensintensive oder prozessgesteuerte Aufgaben anfallen, die bislang manuell bearbeitet werden. Typische Einsatzbereiche in Unternehmen umfassen Wissensmanagement, interne Kommunikation, Governance und die Automatisierung von Standardanfragen.
Konkrete Anwendungsszenarien sind zum Beispiel:
- Offboarding-Wissensmanagement: Ein Agent sichert strukturiert das Erfahrungswissen ausscheidender Mitarbeitender, bevor es verloren geht.
- Automatisierte Anfragebeantwortung: Häufig gestellte Fragen, etwa aus Ausschreibungsprozessen oder dem internen Helpdesk, werden durch einen Agent konsistent und schnell beantwortet.
- Plattform-Governance: Ein Agent überwacht und strukturiert kollaborative Umgebungen wie Microsoft Teams oder SharePoint und sorgt für Ordnung in gewachsenen Strukturen.
- Onboarding-Unterstützung: Neue Teammitglieder erhalten durch einen Agent geführten Zugang zu relevanten Informationen, Prozessen und Ansprechpersonen.
- Interne Kommunikation: Agents können Informationen zielgruppenspezifisch aufbereiten und an Frontline Worker oder dezentrale Teams weitergeben.
Besonders wertvoll sind Copilot Agents für Organisationen mit komplexen Belegschaftsstrukturen, in denen sowohl Wissensarbeitende als auch Mitarbeitende in Produktion, Logistik oder im Kundenkontakt digital vernetzt werden sollen.
Wie werden Copilot Agents erstellt und konfiguriert?
Copilot Agents lassen sich auf zwei Wegen erstellen: über den integrierten Agent Builder in Microsoft 365 Copilot oder über Microsoft Copilot Studio. Der Agent Builder ist der einfachere Einstieg und erfordert keine Programmierkenntnisse. Copilot Studio bietet deutlich mehr Konfigurationsmöglichkeiten und eignet sich für komplexere Anforderungen.
Im Agent Builder stehen beim Start verschiedene Vorlagen zur Verfügung, darunter aktuell zehn abrufbare Beispiele und Vorlagen. Du vergibst einen Namen für den Agent, der maximal 30 Zeichen lang sein darf, und formulierst eine Beschreibung. Anschließend definierst du Wissensquellen und optionale Fähigkeiten wie den Code-Interpreter. Weitergehende Aktionen und Prozessautomatisierungen sind im Agent Builder nicht möglich und erfordern den Wechsel zu Copilot Studio.
Bei der Konfiguration sind Berechtigungen und Sicherheit zentrale Themen: Ein neu erstellter Agent ist standardmäßig nur für die erstellende Person sichtbar. Über die Freigabefunktion lässt sich steuern, wer Zugriff erhält. Für das organisationsweite Teilen gibt es einen strukturierten Prozess über den Agent Store, bei dem Administrierende Agents nach einem Review freigeben und festlegen, welche Gruppen und Personen den Agent nutzen dürfen. Diese Steuerung lässt sich zentral im Microsoft 365 Admin Center unter Copilot > Einstellungen > Datenzugriff > Agents verwalten.
Wer Microsoft Copilot einführen möchte, sollte Agents von Beginn an als Teil der Gesamtstrategie mitdenken, statt sie nachträglich anzubinden.
Welche Voraussetzungen brauchen Unternehmen für den Einsatz von Copilot Agents?
Für den Einsatz von Copilot Agents benötigen Unternehmen eine aktive Microsoft 365 Copilot-Lizenz. Für die Erstellung und Nutzung von Agents im Agent Builder ist diese Lizenz ausreichend. Wer Agents in Copilot Studio erstellen oder erweitern möchte, benötigt zusätzlich eine Copilot-Studio-Lizenz oder eine entsprechende Microsoft 365 Copilot-Berechtigung.
Darüber hinaus spielen organisatorische Voraussetzungen eine wichtige Rolle:
- Klare Governance-Strukturen: Es muss geregelt sein, wer Agents erstellen, teilen und administrieren darf.
- Gepflegte Wissensquellen: Agents sind nur so gut wie die Informationen, auf die sie zugreifen. Strukturierte SharePoint-Inhalte oder gut gepflegte Dokumentenbibliotheken sind eine wichtige Grundlage.
- Datenschutz und Compliance: Berechtigungen auf Quellebene müssen vor der Freigabe eines Agents geprüft werden, da alle Nutzenden eines freigegebenen Agents automatisch Zugriff auf direkt eingebettete Inhalte erhalten.
- Technisches Know-how oder externe Unterstützung: Für komplexere Agents mit Prozessautomatisierung empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit erfahrenen Partnern oder intern aufgebaute Kompetenz.
Unternehmen, die noch am Anfang stehen, profitieren von einem schrittweisen Vorgehen: zunächst einfache Declarative Agents für klar definierte Anwendungsfälle, dann iterativer Ausbau in Richtung Automatisierung und unternehmensweiter Skalierung.
Wie Communardo Smart Work beim Einstieg in Copilot Agents unterstützt
Communardo Smart Work begleitet Unternehmen auf dem gesamten Weg von der ersten Idee bis zum produktiven Einsatz von Copilot Agents. Das Angebot ist konkret und praxisorientiert:
- Fertige Agents: Mit Werner (Offboarding-Wissensmanagement), Maria (automatisierte Anfragebeantwortung) und Reiner (Plattform-Governance) stehen sofort einsetzbare, maßgeschneiderte Lösungen zur Verfügung.
- Agent Lab: In wenigen Tagen wird gemeinsam mit dem Team ein individueller Agent entwickelt, der genau auf den eigenen Use Case zugeschnitten ist, vom ersten Konzept bis zum fertigen KI-basierten Copilot Agent.
- Book of Agents: Eine Sammlung von Use Cases, Personas und Best Practices hilft dabei, die richtigen Anwendungsfälle zu identifizieren und Inspiration für die eigene Agent-Strategie zu gewinnen.
- Technische Umsetzung: Je nach Anforderung kommen Copilot Studio, die Power Platform oder Azure AI Foundry zum Einsatz, immer integriert in die bestehende Microsoft-Umgebung.
- Rollout und Skalierung: Communardo Smart Work unterstützt nicht nur bei der Erstellung, sondern auch beim strukturierten Rollout, bei Governance-Fragen und beim Aufbau interner Kompetenzen.
Wenn du herausfinden möchtest, welche Copilot Agents für dein Unternehmen sinnvoll sind, nimm direkt Kontakt auf und besprich deinen Use Case mit dem Team von Communardo Smart Work.